Få orden: Put prosedyrer I Place

Jeg elsker forkortelsen av SYSTEM, lagre selv tid energi og penger. Mens det handler om å finne den mest effektive måten å gjøre ting, det handler også om å vite spesifikt hvordan ting gjøres. Med andre ord, du trenger dokumentasjon av steg-for-steg prosess eller prosedyre på hvordan systemene er ferdig.

Den beste måten for å dokumentere dette på er ved å ha en prosedyre manual for hver stilling i firmaet. Hvis du ikke er ansvarlig for andre i firmaet, deretter fokusere på å lage en prosedyre manual for din individuelle stilling.

Det er viktig å merke seg at en prosedyre manuell er mye forskjellig fra en stillingsbeskrivelse. En stillingsbeskrivelse skisserer ansvar. Prosedyren manuelle detaljer steg-for-steg hvordan å fullføre disse forpliktelsene.

Hvordan å ha en prosedyre manuell nytte for deg? Først av alt, vil du få en all-inclusive bilde av systemene du bruker. Fra dette snapshot, kan du vurdere din nåværende systemer og gjøre endringer for økt produktivitet som passer.

For det andre, på dager hjernen din kan være en stor tåkete, trenger du ikke å tenke! Du kan åpne din prosedyre manual og den forteller deg steg-for-steg hva du skal gjøre! Det er en stor tidsbesparer spesielt for de prosjekter eller oppgaver du gjør bare sporadisk eller sjelden. Med prosedyren manualen du ikke gjenskape hjulet hver gang gjentar du et prosjekt eller oppgave.

For det tredje kan noen gjøre jobben i ditt fravær. Flere år siden, da jeg hadde planer om å ta svangerskapspermisjon med mitt første barn, opprettet jeg en prosedyre manual for min posisjon. Ved å ha en prosedyre manual, var jeg sikker på min erstatning ville bli administrerende min posisjon på riktig måte. Mindre søl for meg å rydde opp når jeg kom tilbake fra permisjon! I tillegg, hvis jeg var syk og ute av arbeid, min assistent bla gjennom prosedyren manuell og punt i mitt fravær.

Det fjerde, da jeg sa opp min stilling med min arbeidsgiver, det gjorde opplæring og overgang for den nyansatte så mye lettere. Livet handler om relasjoner, og jeg ønsket å forlate min arbeidsgiver på en positiv tone.

Til slutt, himmelen forby hvis det var noen form for ulykke, og du eller en av dine ansatte der ikke er i stand til å fortsette i sin stilling, kan virksomheten gå på. Det ville være enkelt for noen å gå inn og holde ting flytende.

September er nasjonal beredskap måned. Det er den perfekte tiden for å begynne å dokumentere rutiner
.