Kjør-Away møter er toppen tid waster på Work

En ny landsomfattende undersøkelse finner at “ runaway &"; møter er den største tid waster på arbeidsplassen. Mer enn 27 prosent av arbeidstakere ble spurt sa møter er den største synderen for ineffektivitet og mangel på produktivitet.

Undersøkelsen er utviklet av Office-Team, en bemanning tjeneste som spesialiserer seg på dyktige administrative fagfolk. Med svar fra 613 menn og kvinner, alle 18 år eller eldre, funnene er en del av “ Kontor teamet Career Challenge, &"; et prosjekt for å hjelpe administrative fagpersoner fremme sine karrierer

Med dagens &'; s. lean bemanning, er det økende press for ansatte å administrere sin tid effektivt. Likevel, mange arbeidsgivere faktisk sabotere tidsstyring med løpske møter og avbrudd. Industry Week kaller møter og" Great White Collar Crime &"; estimere de avfall 37 milliarder dollar i året

Noen ". røde flagg og' som kan indikere en vanstyrte møte:

• Ingen ansvaret. Hvis ledelsen av møtet isn &'; t klart, det er en tendens til at deltakerne å kaste bort tid, pontificate sine poeng og ikke trekke noen konklusjoner

• Ikke starte i tide. Denne praksisen " tog &'; ansatte til å komme for sent, og forventer ytterligere tid for sosialt samvær.

• Mangel på mål eller agenda. Uten noen klar hensikt eller agenda å følge, er det lett for at møtet skal gå av sporet. Deltakerne kan ikke være klar på hva som må drøftes eller hvor lenge

• Lange gjestelisten. Som en generell regel, jo flere mennesker på et møte, jo mindre arbeid utført. Når listen over deltakere er omfattende, er det ofte fordi det er et fokus på ikke ekskludere noen, ikke fordi hvert medlem &';. Deltakelse er nødvendig

• Bare en del av rutinen. Regelmessig planlagte møter kan miste verdi som omstendigheter og endring ansatte. Alle rutinemessige møter bør jevnlig evalueres for å avgjøre om de skal holdes i det hele tatt.

Hvis du vil lære hvordan du kan gjøre møtene mer produktiv, jeg kontaktet Chris Clarke-Epstein,
CSP, som skrev boken, jeg Kan &'; t ta samtalen Right Now, I &'; m I et møte. Den tidligere president for National Speaker &'; s Association, arbeider hun med kunder for å hjelpe ansatte lære raskere og fungerer bedre. Hun tilbyr konkrete ideer for å gjøre møtene mer effektive

• Idé # 1: Ikke alle møtene skal finne sted. Rett tid å planlegge et møte er når konflikter må løses, grupper mennesker trenger for å begynne å jobbe sammen eller informasjon må deles på samme tid. Møter er en gruppe aktivitet slik at de kan være effektive når en gruppe trenger å oppnå konsensus eller rally rundt en ide eller plan

• Idé # 2: Personen som kaller møtet har mer å gjøre enn å reservere rommet. De må også vurdere andre logistiske problemer, inkludert; tid, utstyr som er nødvendig, og mat /drikke. De trenger å ta eierskap av innhold, inkludert utarbeidelse av en agenda og distribusjon av gjennomgang materialer. Det er viktig å ha et system for å følge opp oppgaver og overvåke resultatene av møtet

• Idé # 3: Møter er ikke bedre enn folk deltar dem. Ifølge Warton senter for anvendt forskning, er den primære årsaken til uproduktive møter ikke å ha de rette personer til stede. De mest effektive deltakerne på ethvert møte er: folk som har den informasjonen du trenger, folk som kan ta avgjørelser, og folk som vil gjennomføre de beslutninger

•. Idé # 4: Hva blir registrert på et møte har en mulighet til å få gjort. Alle møtene trenger noen form for kollektiv, avtalte minne. Uten dokumentasjon, kan konsensus raskt fordampe. Møtereferater trenger å oppsummere de beslutninger som fattes, spesifisere handlingene avtalt, fikse ansvarlighet og dokumentere fristene for alle handlinger

• Idé # 5: Møter som ender uten oppdrag er dømt til å bli gjentatt. Gruppene er ofte veldig flinke til beslutningstaking og utrolig dårlig på gjennomføring. Det må være en identifisert person til å gjennomføre hver beslutning innen en bestemt tidsramme. Se å være sikker på at alle er å få noen av de ansvars

• Idé # 6: Lag som evaluerer sine møter har bedre møter. Ta to eller tre minutter ved slutten av hvert møte for å evaluere prosessen. Bruker kartotekkort og svare på følgende spørsmål: Var møtet &'; s mål oppfylt? Var møtet &'; s format effektiv? Var møtet i verdi?

Den sanne verdien av ethvert møte er hva som faktisk skjer etter møtet finner sted.
Sørg for at enkeltpersoner blir holdt ansvarlige for å møte resultater. Og husk, hvis du skjønner &'; t måle det, det vant &'; t skje
.