Prosjektledelse plan

Så snart prosjektleder har mottatt hans korte eller prosjekt instruksjoner, må han produsere et dokument som destillerer hva er vanligvis en enorm mengde informasjon i en kortfattet, informativ og godt organisert form som kan distribueres til alle medlemmer av prosjektgruppen og faktisk alle interessenter i prosjektet. Dette dokumentet kalles et prosjekt forvaltningsplanen (PMP), men er også noen ganger bare kalt en prosjektplan, eller i noen organisasjoner en samordning prosedyre.
PMP er en av de viktigste dokumenter som kreves av prosjektleder og hans /hennes team. Det viser faser og innkapsler alle de viktigste parametere, standarder og krav til prosjektet i form av tid, kostnad og kvalitet /ytelse ved å sette ut " Hvorfor &' ;, " Hva &' ;, " Når &' ;, " Hvem &'; " Hvor &'; og " Hvordan &'; av prosjektet. I noen organisasjoner PMP omfatter også " Hvor mye &' ;, som er kostnaden for prosjektet. Det kan imidlertid være gode forretningsmessige grunner for å begrense denne informasjonen til sentrale medlemmer av prosjektgruppen.
Innholdet i en PMP varierer avhengig av type prosjekt. Selv om det kan kjøre til flere bind for et stort petrokjemisk prosjekt, trenger det ikke være mer enn en slank bindemiddel for et lite, usofistikert prosjektet.
Det er imidlertid en rekke områder og aspekter som alltid bør funksjonen på en slik dokument. Med tillatelse fra British Standards Institution, er de viktigste posisjonene i det som kalles modellProsjektPlanen gitt nedenfor, men utvidet og omorganisert i avsnittene ovenfor
. Generelt
en. Forord
2. Innhold, distribusjon og endring posten
tre. Introduksjon
en. Prosjektet dagbok fra B. Prosjektet historie
Hvorfor
fire. Prosjektet har som mål og målsettinger
en. Business case
Hva
5. Generell beskrivelse
en. Scope
b. Prosjektet kravet
c. Prosjektet sikkerhet og personvern
d. Prosjektledelse filosofi
e. Ledelsesrapportering system
Når
6. Programledelse
en. Program metode
b. Program programvare
c. Prosjektets livssyklus
d. Viktige datoer
e. Milepæler og milepæl slip diagram
f. Stolpediagram og nettverks hvis tilgjengelig
Hvem
7. Prosjektorganisasjon
8. Prosjektet ressursforvaltning
9. Prosjektgruppen organisasjon
en. Prosjektmedarbeidere katalogen
b. Organisasjonskartet
c. Mandat (TOR)
jeg. for ansatte
ii. for prosjektleder
iii. for komiteene og arbeidsgruppen
Hvor
10. Levering krav
en. Krav språk og forhold fra B. Frakt krav
c. Store begrensninger
Hvordan
11. Prosjekt godkjennelser som kreves og autorisasjonsgrenser
12. Prosjektet harmonisering
13. Prosjektgjennomføring strategi
en. Gjennomføringsplaner fra B. Systemintegrasjon
c. Fullført prosjektarbeid
14. Aksept prosedyre
15. Innkjøpsstrategi
en. Kulturelle og miljømessige begrensninger fra B. Politiske begrensninger
16. Kontrakt ledelse
17. Kommunikasjon ledelse
18. Konfigurasjonsstyring
en. Konfigurasjon kontroll krav fra B. Konfigurasjonsstyring system
19. Økonomistyring
20. Risikostyring
en. Store oppfattes som risiko
21. Teknisk forvaltning
22. Tester og evalueringer
en. Garantier og garantier
23. Pålitelighet management (se også BS 5760: del 1)
en. Tilgjengelighet, pålitelighet og vedlikehold (ARM)
b. Kvalitetsstyring
24. Helse og sikkerhet
25. Miljøspørsmål
26. Integrert logistikkstøtte (ILS) forvaltning
27. Close-out prosedyre
Nummereringen av de viktigste posisjonene bør være standardisert for alle prosjekter i organisasjonen. På denne måten leseren vil raskt lære å knytte en klausul tall med en gjenstand. Dette vil ikke bare gjøre ham /henne til å finne nødvendig informasjon raskt, men vil også bidra til prosjektleder når han /hun har å skrive PMP. Nummereringen Systemet vil i praksis fungere som en praktisk sjekkliste. Hvis en bestemt vare eller overskriften ikke er nødvendig, er det best bare å gå inn " ikke aktuelt &'; (eller NA), forlater standardisert nummersystem intakt.
Bortsett fra å gi all nødvendig informasjon om prosjektet mellom to permer, for hurtigreferanse, serverer PMP annen svært nyttig funksjon. I mange organisasjoner omfang, er tekniske og kontraktsmessige vilkårene for prosjektet er avtalt i den innledende fasen av den forslag eller salgsavdeling. Det er først når prosjektet blir en realitet at prosjektleder er ansatt. Ved å assimilere alle disse dataene og skrive en slik PMP (vanligvis innen to uker etter overlever møte), prosjektleder vil uunngåelig få en grundig forståelse av prosjektets krav som han /hun fordøyer ofte omfangsrik dokumentasjon avtalt med klient eller sponsor.
Tydeligvis ikke hvert prosjekt krever nøyaktig sammenbrudd gitt i denne listen, og hver organisasjon kan forsterke eller utvide denne listen som passer prosjektet. Hvis det er noen senere endringer, er det viktig at PMP endres så snart endringene bli tydelig, slik at hvert medlem av prosjektgruppen er straks klar over den siste revisjonen. Disse endringene skal nummereres på endringen rekord på forsiden av PMP og kommentert på den aktuelle siden, og klausulen med samme endringen tall eller en bokstav.
Innholdet i prosjektet forvaltningsplanen er pent oppsummert i første vers av lite dikt fra Elephant &'; s Child av Rudyard Kipling:
• Jeg holder seks ærlige tjeneste- menn
• (De har lært meg alt jeg visste);
• Deres navn er hva og hvorfor og når, etter • Og hvordan og hvor og som
.