Vet du hvordan å kommunisere endring i din avdeling?

Har du noen gang finne deg selv forvirret om hvordan du best kommuniserer endringer til dine ansatte? Her er hvor du trenger å gjøre noen alvorlige brainstorming. Hvorfor? Fordi det tar mye av kommunikasjon for å gjøre en endring vellykket.

Så snart du vet at du vil være å skape endring i din avdeling, du må kommunisere til de ansatte slik at de vet hva som skjer. Du er sannsynligvis tenker … hvorfor får dem engstelig om endringen når du don &'; vet ikke alle detaljene ennå. De føler det allerede … som om veggene i konferanserommene har ører. Det &'; s mye bedre å høre fra deg, og ikke fra noen utenfor avdelingen eller selskapet.

Din kommunikasjonsplan må starte rett ved siden av strategisk planlegging. Justert din kommunikasjonsplan sammen med alle trinnene i prosjektet. Selv om endringen er relativt liten, kommunisere gjennom hele prosessen.

Du vil gjøre endringer som din får tilbakemeldinger fra ansatte og andre, men hvis du har en solid kommunikasjonsplan på plass allerede, gjøre mindre endringer er lettere . Du og dine ansatte har til å føle så mye kontroll som mulig … så ingen overraskelser hvis mulig. Denne planen vil ikke garantere at det ikke er noen overraskelser, men vil redusere muligheten.

Hva du trenger å gjøre er å lage en kommunikasjons mal og bruke det flittig i alle dine betydelige endringer. Her er noen ideer til å lage din kommunikasjonsplan

== > Kommunikasjon Plan

-Hva er målet for endringen

-Hvem er interessentene? (som driver endring og /eller drar nytte av det?)

-Hvem er prosjektleder for din kommunikasjonsplan?

-Hva endringer må skje i avdelingen for at deg å møte dine mål (e)?

-Hvor lang tid vil det ta å gjennomføre endringen?

-Hva er de konkrete resultatene du ønsker å se fra kommunikasjonsplan?

-Hvem vil måtte endres for å sikre resultatene vil forekomme? Viktig å vite hvem som vil bli mest påvirket av at de er enkeltpersoner som du trenger for å sikre fullt ut forstår endringen.

Når du planlegger dine kommunikasjonshendelser du trenger et solid fundament for alle meldinger til dine ansatte. Kommunikasjonen må inneholde klarhet, konsistens av meldinger, kontinuerlig kommunikasjon, og et forum for tilbakemeldinger. Du ønsker å sikre at informasjonen er mottatt korrekt og du gir de nødvendige opplysninger for de ansatte til å forstå og godta endringen

Merk:. Før du sender ut meldinger, teste meldingen med noen få personer til få tilbakemelding. Du har sannsynligvis har jobbet på oppslags mange ganger, og kan &'; t se de mer åpenbare manglende poeng. Du må gi informasjon på et språk som folk forstår. En friske øyne vil være nyttig.

Bygg en hovedliste over kommunikasjonsaktiviteter som utgjør planen. Her er noen eksempler på overskrifter.

-Lag en liste over kommunikasjonshendelser organisere dem i den rekkefølgen du vil distribuere. Omfatter dato og hvordan du vil formidle budskapet. Disse kommunikasjonshendelser vil være på linje med milepæler i prosjektet.

-For hver kommunikasjonshendelse, lage en liste over detaljer. For eksempel, som vil skrive det, hva som er temaet, hvordan vil det bli distribuert, og hvordan vil du følge opp

-Lag en kalender med Planlagte Events – du kan visuelt se alle dine kommunikasjonshendelser og planlegge deretter.

-Hvordan vil du formidle budskapet? (muntlig og skriftlig)

-Hvem er ansvarlig for å kommunisere budskapet

-Pretest melding

-Actual Leveres Dato

Merk: Kommunikasjon Calendar – har en på veggen eller i nærheten slik at du kan se visuelt alle dine planlagte kommunikasjonshendelser.

== > Verbal kommunikasjon

Pass på at du blander verbal samt skriftlig kommunikasjon, slik at den ansatte får anledning til å stille deg spørsmål og komme unna med mer klarhet rundt endringen. Lag et script for din verbale meldinger slik at du er konsistent med den skriftlige meldingen.

== > Motta Tilbakemelding

Opprett flere måter å motta tilbakemeldinger og la de ansatte vet hvordan de kan dele sine tanker, bekymringer eller forslag. Folk håndtere sine bekymringer annerledes, litt mer frittalende, andre mer tilbakeholdne med å snakke i en stor gruppe. Hvis du har flere arenaer for dem å gi deg tilbakemeldinger, vil du ha mer informasjon og færre overraskelser. Her er noen ideer til å bruke for å samle tilbakemeldinger:

-Fokus grupper
-1: 1 møter med ledere
-Lag et eget nettsted for ansatte å stille sine spørsmål.

Merk:. En egen nettside kan også holde siste kommunikasjon og vanlige spørsmål for gjentatte spørsmål

Ansatte føler seg mer komfortabel når en leder informerer dem gjennom hele prosessen. De kan fortsatt føler seg engstelig om den kommende endringen, og likevel hvis du er åpen, bygge deg mye tillit med dem. Når en ansatt stoler treneren sin, de er mer åpne for forandring
.