Essential Documents To administrere prosjekter - en snarvei til success

En SNARVEI TIL prosjektets suksess

Snakk med en erfaren prosjektleder, og de kan gi deg et vell av gode råd om hva man kan og ikke gjøre for å kunne styre alle prosjekter. Alt dette rådet, i et nøtteskall, ville være om hvordan å håndtere folk gjør arbeidet (det inkluderer deg også), til å levere sine resultater på tid og budsjett, samtidig som risikoen for feil til et minimum.

Det er virkelig ikke høres så vanskelig å gjøre, men for noen grunn, mange mennesker tror at prosjektledelse er en massiv overhead til ethvert prosjekt. Jeg hører ofte uttrykk som "oh, ikke kast bort tid på å planlegge arbeidet, bare gjør det!" eller "hvorfor er du kaster bort tiden på å skrive målene, vi vet alle hva som må gjøres!"

Så nummer én tast for å kunne håndtere ethvert prosjekt er:.

"Forstå noen viktige korte dokumenter du trenger for å lage og regelmessig gjennomgå i løpet av levetiden til prosjektet "

DOKUMENTET # 1 -. PROSJEKTET CHARTER

For eksempel, i begynnelsen av prosjektet, trenger du å lage en one-siders dokument kalt Prosjekt Charter. Dette dokumentet vil sørge for at du og din kunde forstå de generelle målene for prosjektet. Tross alt, hvis du ikke vet hvor du skal, hvordan har du tenkt å komme dit? Husk at du kan også være din egen kunde

For å få denne informasjonen, ha et møte med kunden og stille følgende 3 essensielle spørsmål:

1. Hva er målene med prosjektet?
To. Hva ønsker du å produsere eller levere?
Tre. Hva er virksomheten grunn til å gjøre dette prosjektet?

Etter møtet skrive svarene på disse spørsmålene i Prosjekt Charter og send dette tilbake til kunden og spørre dem om deres godkjenning.

Du har nå fullført den viktigste aspektet ved ethvert prosjekt, og det er å forstå og være enig med kunden hvor du går med dette prosjektet.

Hvis du ser på tid brukt for å oppnå dette viktige skrittet i en prosjekt, ser du på ett eller to møter og ca 30 minutter å skrive opp informasjonen, sier 2 timer totalt for et lite prosjekt. Ikke en stor overhead i det hele tatt

DOKUMENT # 2 -. PLANEN

Nå kan du få på og lage det andre dokumentet kaller planen. Dette vil omfatte en liste over det arbeidet som må gjøres (også kalt arbeidsomfang), som vil gjøre det, til kostnadene og tiden gjøre dette arbeidet, og til slutt en enkel gjennomgang av hva som vil gå galt (kjent som en risikovurdering)

DOKUMENT # 3 -. fremdriftsrapport

På regelmessig basis, alt fra ukentlig til månedlig, må du opprette en fremdriftsrapport og levere dette til kunden. De vil vite hva arbeidet ble gjort, når og hvor mye som ble brukt. De ønsker også å vite om du trenger deres hjelp til å løse eventuelle problemer. Din hovedutfordring er bare å samle inn denne informasjonen slik at du kan lage din vanlige fremdriftsrapport.

En siste tanke

Jeg har beskrevet det absolutte minimum informasjonen du trenger for å administrere et prosjekt, og nøkkelen til suksess er å forstå noen viktige korte dokumenter du trenger for å lage med denne informasjonen - Prosjekt Charter, plan og fremdriftsrapport. Jeg håper det fører deg til suksess i prosjektene

Besøk www.itcentre.com for mer hjelp til å administrere prosjekter og kreve din gratis prosjektledelse nyhetsbrev

&kopi; 2 007 Dr Sam Elbeik. Alle rettigheter reservert
.