Making Microsoft Outlook regler Work For You

Microsoft Outlook kan være en enormt nyttig verktøy for produktivitet når du prioritere din tid brukt på e-post. Men hvis du skjønner &'; t vite om Outlook &'; s mange funksjoner du ikke kan bruke den til det største potensialet. Denne artikkelen er en del av en serie artikler som vil veilede deg som begynner å organisere Microsoft Outlook.

Bruk e-post som et verktøy for å hjelpe deg med å styre og behandling viktige prosjekter i ditt liv og arbeid. Dessverre får vi hundrevis eller tusenvis av e-poster som flom i postkassen din. Med dette volumet det &'; s vanskelig til tider å kunne bruke og behandle e-post. Microsoft Outlook Rules Wizard hjelper deg med å håndtere innkommende e-poster. Du kan bruke regler for å automatisk sortere, prioritere og redusere strømmen av e-posten din.

Hvorfor skal du bruke regler når organisere Microsoft Outlook

Hvis du har massevis av e-post til å gå gjennom å bruke Rules Wizard er som å ha en personlig assistent hjelper deg med å organisere Microsoft Outlook. Regler Wizard kan brukes i en rekke forskjellige måter. Reglene kan brukes til å sortere e-poster i ulike mapper basert på en rekke ting. For eksempel hvem som sendte e-posten, type melding eller emnefeltet, selv om du er CC &'; d eller primærmottaker på e-post. Bruk den til å flagge meldinger som du mottar fra bestemte personer eller har en alarm satt for når noen spesifikke e-poster du. Du kan også planlegge med en regel som vil forsinke sendingen av en melding.

Dette er super nyttig måte jeg foreslår at du bruker reglene. Direkte alle e-nyhetsbrev du mottar i en mappe som skal leses. Start med å lage en handling mappe med tittelen “ .Les &"; og deretter bruker du instruksjonene nedenfor for å utvikle din regel som vil dirigere flere e-nyhetsbrev der. Redusere strømmen av e-post i innboksen din med denne praktiske regelen. Det neste viktige skritt er å planlegge en tidsluke hver uke for å sortere gjennom denne mappen og lese hva som er der. Bruk denne mappen for å hjelpe deg med å organisere din tid og innboks. Don &'; t bruke den til å lage et gjemmested for e-postmeldinger for å samle cyber støv! Er du mottar en e-nyhetsbrev som du skjønner &'; t lese uke etter uke? Tenk stoppe abonnementet. Vær ærlig med deg selv om hva e-post er viktig for deg og hva isn &'; t det vil hjelpe deg mens du organisere Microsoft Outlook. Hvis du skotter på og deretter sletter en reoccurring e-post hver uke eller måned som isn &'; t relevant du kaster bort tiden

Slik bruker Microsoft Outlook-regler

Opprette en regel:
! Du vil bli regissere din e-post til en bestemt mappe så før du begynner opprette mappen, eller bekrefte at det finnes allerede i outlook.
1. Velg Verktøy, deretter Regler og varsler, etterfulgt av Ny regel
to. Velg Start med en tom regel
3. Høydepunkt, Sjekk Meldinger etter sending, og klikk på Neste
fire. Sjekk med bestemte ord i faget. Neste klikk på spesifikke ord og bestemme seg for en distinkt søkeord for regelen, for eksempel “ nyhetsbrev &" ;. Klikk Legg til, OK, Neste &';. &Rsquo;
5. Kryssene flytte en kopi til den angitte mappen. Deretter klikker du på angitt mappe og velg fra listen. Klikk på Fullfør.

En kort tips

For mye av en god ting er et reelt problem. Don &'; t overdrive regelveiviseren. Hvis du over gjøre det med veiviseren ved å opprette et massivt antall mapper dette verktøyet vil bli et hinder. Det blir en tid waster stedet for å være din nyttig personlig assistent!

Organisere Microsoft Outlook ved hjelp av regler for å mer effektivt sortere og filtrere e-posten din nå betyr at du vil kaste bort mindre tid, energi og penger senere! Anmeldelser .