Hvis de ansatte var alle tar to-timers Pakker, Ville ikke du ta det opp?

I disse prøver økonomiske tider, er vi alle leter etter muligheter for å spare kostnader og øke produktiviteten. Bedrifter har en stor mulighet til å øke produktiviteten og stirret dem i ansiktet som dessverre har gått nesten ubemerket.

Hva er den muligheten? Den gjenvunne produktivitet kommer fra endrede e-postvaner. Du tror jeg barn? Forskning fast baseX nylig estimert kostnadene av informasjon overbelastning i verdensøkonomien $ 900 milliard årlig. E-posthåndtering vaner er blant de beste lovbrytere

Har du noen gang stoppet for å observere eller vurdere hva din organisasjon &'; s. E-post kulturen er? Hvordan de ansatte bruke det på? Hvordan de klarer det ikke? Hvordan de sende den på? Hvordan de lagre det på? Vaner de vedtar, enten de er positive eller negative, kan være smittsom og plutselig din bedrift har sin egen e-post-kultur.

vaner? Smittsomt? Når du tenker på hvor mange visninger disse meldingene har alt i hver person i organisasjonen daglig, kan du raskt forstå hvordan e-post praksis kan bli kulturelt og gjennomgripende.

Her er bare ett eksempel på hvordan en e-post kultur kan utvikle seg. En sjef innser at han trenger å ringe et hastemøte med tre av sine ledere. Han sender en e-post kaller møtet for å starte i de neste 15 minuttene. To av de tre vise e-post og svare. Den tredje, som jobbet på et viktig prosjekt, ikke har sin e-post åpen, savnet møtet, og vakte hans sjef. Antall

tre har akkurat nå lært at han aldri kan slå sin e-post av frykt for å gå glipp av noe viktig. Men det spiller &'; t stoppe her. Det ruller nedoverbakke. De tre ledere har nå fått “ tillatelse &"; å bruke e-post som et presserende levering. De bruker det i sine avdelinger, og svært raskt, er hele organisasjonen infisert med dette viruset. Ingen kan slå av hans eller hennes e-post for frykt for mangler noe viktig. Ansatte blir slaver til “ brinnng &"; eller flash av en nyankommet e-postmelding og stoppe produktivt arbeid når noe kommer inn, selv om det &'; s bare spam

Og det &';. er bare ett eksempel. Tenk på praksisen til å kopiere ti ekstra folk, så ingen, selv de som bare eksternt interessert i temaet, er savnet. Eller hva med å bruke e-post som et chatterom med flere mottakere å forsøke dialog? Eller hva med å bruke den til å kritisere noen &'; s ytelse? Én person gjør det, andre gjør det. Kulturen er endret. Produktivitet er tappet. Bunnlinjen er påvirket negativt.

E-post kan være svært kostbart hvis ikke brukes effektivt. Når du tenker på den gjennomsnittlige utvinnings tid fra avbrudd er ca 4 minutter, kan du forestille deg kostnaden for din organisasjon når folk ser opp hver gang en e-post er mottatt. Gjøre regnestykket. Hvis du stopper det du &'; re gjør hver gang du mottar en e-post og får (bare) 30 e-poster i løpet av en dag, som tilsvarer 120 minutter med utvinning tid – to timer med avfall! Og det spiller ingen &'; t inkluderer tidsbruk levere e-post. Nå multipliserer det med alle ansatte, hver dag, og du kan se hvordan produktivitet og lønnsomhet kan seriøst begynne å falle.

Den sammensatte effekten kan være oppsiktsvekkende. Reclaiming en time daglig i en 20 person avdeling gjør en netto produktivitetsgevinst på 100 timer per uke! Reclaiming enda en halv time daglig per ansatt gir en netto gevinst på 50 timer per uke. I begge tilfeller kan minst en hel antall ansatte gjenvinnes -. Og det er for en liten 20 person kontor

Mens rettsmidler er enkle å forstå, de kan være utfordrende å sette mot fordi de krever endrede vaner, og endre kulturen. Men avkastningen kan være enorme. Her er noen av tiltakene som kan bringe organisasjonen størst avkastning.

Shift til å sjekke e-post sjelden. For å kjapt bekjempe dette tap av produktivitet, gi alle i organisasjonen “ tillatelse &"; for å slå av automatisk motta, og å sjekke bare 5 ganger daglig – ved ankomst, midt morgen, etter lunsj, om ettermiddagen, og en halv time før slutten av dagen. Eller har dem angi at e-postleveranser hver 90 til 120 minutter. Denne praksisen endrer antall avbrudd fra kontinuerlig til bare fem til med åtte daglige, i hovedsak forkorte restitusjonstiden til bare ca 30 minutter daglig – en besparelse på 90 minutter lagt helt tilbake til bunnlinjen. De sjeldnere folk sjekke sine innbokser, jo mer produktiv de kan være. Denne endringen alene kan stå for en time eller mer av gjenvunnet produktivitet per arbeidstaker per dag.

Forby haster e-post. Bruk ALDRI e-post snarest. Hvis det er en hastesak, eller du trenger et svar på mindre enn 3 timer, oppfordrer alle ansatte til å plukke opp telefonen eller gå ned i hallen. Og hedre denne praksisen selv. Ett påtrengende e-post fra sjefen vil lære arbeiderne at de ikke kan lukke ned sine e-post og må sjekke det hele tiden. Dette “ lære &"; hovedsak gjeninnsetter de stadige avbrytelser du prøver å erobre.

Plukk opp telefonen. Jo flere e-poster som er sendt, jo flere e-poster en ansatt vil motta. E-post er ment å dele informasjon, ikke til dialog. Hvis hver arbeidstaker vurderer boomerang effekt av hver e-post han eller hun sender, vil færre e-post sendes. Plukke opp telefonen for å ha dialog er fortsatt en svært effektiv forretningspraksis.

Hvis du kan sette mot nettopp disse tre vane endringer blant alle dine kollegaer, vil du se en merkbar forbedring i produktiviteten.

Noen ganger er det ikke bare koste sparing. Heller, hvis du kan gjenvinne den produktivitet som har gått tapt på grunn av en nær pandemi av produktivitets uttapping e-postvaner gjennom organisasjoner, du &'; ll se det i bunnlinjen. Vurdere virkningen av å få 10% -20% mer ut av hver arbeidstaker? Nå AT &'; s hva som vil få ny energi økonomien
.