Har bedriften din har en nødsituasjon Back Up System?

Nødhjelp er nødhjelp for en grunn, og mens du ikke vet når de vil skje, i det minste kan du lage en plan på forhånd i tilfelle de oppstår.

Det finnes mange typer kriser, og i denne artikkelen snakker jeg skal om systemene du kan sette på plass for personlige kriser som kan ta deg bort fra virksomheten din for en kort tidsperiode.

Dette er ikke en vanlig tema for meg å skrive om, men med min forestående "planlagt krise" av å ha min første baby jeg trodde det ville være nyttig å dele de systemene jeg har satt på plass for å hjelpe ting kjøre jevnt når " D-Day "kommer

For å forenkle ting, når du må gå bort fra din virksomhet uventet er det noen grupper som vil bli berørt:.

• Dine kunder (selvfølgelig)

• Potensielle kunder (folk på listen, de som er registrert for hendelser du har planlagt etc.)

• Laget ditt

• Reklame partnere.

Når du bryter ned virksomheten i disse 4 områdene det blir lettere for deg å lage en plan for hvordan å holde alle oppdatert og være i stand til å gå bort uten å føle som om du har glemt noe.

Så la oss ta en titt på hver gruppe, og hva du kan gjøre for å redusere virkningen av dere å være borte.

Klienter

Dette er trolig den tøffeste, fordi de har betalt deg penger for en tjeneste og så du har en forpliktelse til dem å levere på løftene. Når det kommer til en krise skjønt, kan noen ting ikke bli hjulpet, og du vil bli overrasket over hvor forståelse mennesker kan være i krisetider.

1. Hold styr på dine kunder og hvor de er i ferd med å jobbe med deg. Dette vil være nyttig hvis du har en backup person som kan ta vare på sine umiddelbare behov til du er tilbake. Det vil også hjelpe deg å komme tilbake på rett spor mye raskere fordi du vet hvor du slapp.

Dette kan være så enkelt som å holde en Google Drive regneark med navn, e-postadresse, og hvor de er i prosessen. Dette ville bli delt med gruppemedlemmene så hvis du trenger å gå bort de vet hvem som trenger å bli kontaktet.

2. Utkast til en e-postmelding som du (eller laget ditt, eller et familiemedlem) kan sende på et øyeblikks varsel for å la kundene vet at noe har kommet opp, og en omtrentlig tidsramme på når de skal høre fra deg neste. Du kan også ta med kontaktinformasjon til noen som kan svare på spørsmål i mellomtiden, eller hvis du har en backup person de kan fortsette arbeidet med i mellomtiden.

Det viktigste å huske på med dine kunder, er å holde dem i loop og sette forventninger. Kundene er mye mer forståelse hvis de ikke føler at de har blitt igjen i mørket.

Utsiktene

Denne gruppen er mye enklere fordi det er mer om å bare holde folk i loop og ikke "plutselig forsvinner" som kan skade din troverdighet. Så her er noen enkle ting du kan sette på plass raskt hvis du trenger å ta uventede tid unna.

1. Hold et nyhetsbrev utkast lagret som varsler alle på listen din at du vil være borte for litt og ser frem til å fange opp når du er tilbake.

2. Hold en kringkaste utkast lagret som du kan sende til alle du har registrert deg for tele-seminarer, webinarer, arrangementer osv som lar dem få vite at han er blitt utsatt på grunn av en personlig krise, og du vil la dem vite når det vil bli restrukturert .

3. Lagre en "ferie auto responder" i din e-programvare som du raskt kan slå på å fortelle noen at e-postene du at du er i dag borte, og hvem de kan kontakte hvis de har et umiddelbart behov.

4. Hvis du bruker et automatisk planleggingssystem kan også være lurt å sperre av hele tiden på kalenderen for mens du er borte slik at ingen kan planlegge et møte med deg og tror du bare ikke dukket opp.

5. Ta ned eventuelle registreringssider for hendelser som skal inntreffe mens du er borte, slik at du ikke trenger nye registreringer som ikke vil få utsettelse epost.

Dette er alle ganske enkel å sette opp og har på hånd på forhånd, og hvis de er generisk nok at du alltid har dem klare. Dine tilhengere vil sette pris på å bli holdt i loop og dette viser ditt engasjement for din virksomhet.

ditt lag

Det beste du kan gjøre for laget ditt er å være forberedt på forhånd for hvis du må være borte.

Pass på at de er klar over prosedyrene du har satt på plass og hvor du skal finne den informasjonen de trenger for å bidra til å støtte deg.

En enkel måte å gjøre dette er å ha en delt Dropbox eller Google Drive mappen som inneholder ting som:

• Den kundelisten nevnt ovenfor med hvor alle er i arbeidsflytprosessen slik at de vet hvor de kan hoppe i å hjelpe eller i det minste være i stand til å svare på spørsmål om nødvendig

• Innlogginger de trenger for å sende ut sendinger for deg, slår på ferie responder, blokkere av kalenderen din, eller ta ned sidene på nettstedet ditt

• En sjekkliste for hva lagret e-post utkast bør gå ut til som lister

• Prosedyrer for noe annet du trenger dem til å gjøre mens du er borte.

Og husk, hvis du ikke har et team som arbeider med deg, kan et familiemedlem gjøre mange av disse tingene som lenge de ble vist hvordan forhånd.

Din Promotional Partnere

Dette er trolig den vanskeligste å automatisere, med mindre du har en liste over hva kampanjer du har å gå på, og når du er i fil for laget ditt, slik at de kan nå ut til alle personlig.

I stedet for det, kan det hende du må sende ut en rask e-post til kampanje partnere med en heads up at du trenger å være borte, og hvem som skal kontakt på laget ditt bør de har spørsmål.

Hva fail-safe har du på plass?

Dette er selvfølgelig ikke en omfattende liste, og jeg vil gjerne høre om hva andre har satt på plass bør de trenger å gå bort fra sin virksomhet på et øyeblikks varsel
.