10 tips for å skrive Emails

Denne artikkelen ble skrevet fordi denne siste uken har jeg sett tre eksempler på e-poster som ble lest av andre enn den tiltenkte mottakeren mennesker. I ett tilfelle publisert en advokat en hel e-postutveksling mellom advokat og en søker for en førsteamanuensis stilling i henne fast. Det skal ha flau dem begge og var gjenstand for en rekke web samtale. I de to andre tilfellene fikk jeg en gruppe e-post som var ment for bare én person å lese. Den ene var ufarlig, men den andre har gjort noen virkelig nedsettende kommentarer om en klasse som et medlem av gruppen planla å gi. Medlemmet som har klassen det ble sagt at hun var sjokkert. Så var I. avsenderen av e-posten kom med en offentlig unnskyldning og sa i hennes forvirring hun sendte e-post til listen som var ment for noen ikke er på listen. Hvor pinlig for alle!

1. Unngå personlig eller privat materiale - Med den enkle et enkelt frem noe personlig eller privat kan være offentlig veldig enkelt. Hvis du ikke ønsker det publisert over hele Internett bruker ikke e-post for å sende den.

2. Gjøre budskapet kort og rett på sak. Dekke ett emne per e-post. E-post ofte blir skummet. Hvis det er for komplisert til å være kortfattet deretter bruke telefonen med en oppfølging melding eller brev hvis det er nødvendig å ha et papir sti.

3. Gjøre faget klar som til temaet i meldingen. Hvis du ikke kjenner personen du sende e-post med navnet på den personen som fortalte deg å skrive i faget. Folk ofte sletter e-post fra fremmede så inkludert et navn på noen de kjenner i faget kan lagre e-post fra å bli slettet.

4. Ikke skriv e-post når du er sint. Du kan angre på å sende e-post når du har roet seg. Igjen epost kan offentliggjøres enkelt. Er det slik du vil at folk skal vite at du?

5. Proof lese e-posten. Hvis du er en dårlig stavekontroll eller noen som ikke er klart når du skriver, få noen til å bevis lese e-posten din. Dårlig skrevet e-post kan forvirre mottakeren og reflektere dårlig på deg.

6. Inkluderer all din kontaktinformasjon på hver e-post. Hvis mottakeren har et spørsmål om han e-post /hun kanskje ønsker å ringe deg eller sjekk ditt nettsted. I tillegg kapring e-postadresser har blitt vanlig. Hvis du alltid har din kontaktinformasjon, da de i adresseboken som er vant til å få e-post fra deg vil vite noe er galt når det mangler.

7. Bruk korte avsnitt og masse tomrom. Dette gjør din e lett å lese.

8. Send alle relaterte dokumenter. Hvis du diskuterer et dokument i en e-post, sende en kopi av dokumentet selv om du allerede har sendt den. Ikke anta at mottakeren har all den informasjonen han /hun trenger for å handle på din e-post. Send det er nødvendig med din e-post.

9. Vær forsiktig når du maile en gruppe. Sjekk "TIL" før du sender den. Er dette riktig for hele gruppen eller bare én person?

10. Fyll i "Til:" vare. Hvis du noen gang har en feiltakelse sendt ut et uferdig e-post vil du forstå grunnen til dette siste tips. Det er lurt å være sikker på at e-post er perfekt før du sender den
.