Organisere Business

Oppgaven med filing papirene er ofte den mest forhatte og unngikk i ethvert kontor. Det samme er sant om vår innboksen! Den gode nyheten er at det er ikke så vanskelig som mange tror å etablere og vedlikeholde filing når du har et system.

Hvis du starter dagen ved å sitte på din rotete skrivebord eller en innboks full av ubesvarte e-poster, du sette deg opp for en økt grad av stress og mangel på produktivitet fra begynnelsen av dagen. For de fleste (inkludert oss selv), er våre personlige liv allerede fylt med nok stress, og legger til at det ikke motivere oss til å bli opptatt på vår liste over gjøremål. Du fortjener å starte dagen uthvilt og trygg slik at du kan være produktiv og gjøre fremskritt på å fullføre oppgaver

Et organisert arbeidsområde —. Både fysisk og virtuelt — vil gi deg trygghet og en følelse av empowerment, mens en rotete pult eller innboks kan gjøre deg sløv og forvirret, og vil zappe din kreative energi!

Så nå kan du lurer på hvordan en haug av uorganisert papir kan føre til stress. Det enkle svaret er ikke bare sommel; disse bitene av papir og ubesvarte e-poster er faktisk utsatt beslutninger. Hvert stykke papir eller e-post i bunken er en påminnelse om noe du trenger å støtte, som uunngåelig vil stresse deg hver gang du ser. Hvis du ikke gjør noe, så det lille tue papir du &';. Ve skape vil vokse inn i fjellene i stress, slik at du føler deg overveldet og usikker hvor du skal begynne

Med en forpliktelse til å overvinne denne situasjonen, må du vite hvor du skal begynne og om hva du skal jobbe. Det første trinnet er å forstå hvor enkelt det kan være. Visste du at det bare er tre typer filer som du trenger? En effektiv klassifikasjonssystemet har bare tre typer filer: action, referanse og arkivering. La &';! S ta en titt på de tre typene, og husk dette er aktuelt for din innboks for

Handling filer

Din handling filen er alt om de prosjekter som du arbeider, som er de filene du tilgang til ofte. Sørg for at disse filene er nær kontoret og du har enkel tilgang til å referere til dem, slik at du kan sende dem på nytt etter at de har blitt brukt. Mange av oss redde disse typer elektroniske filer på skrivebordet vårt på grunn av frykt for tap; men når du setter dem på plass i en organisatorisk system, kan du gi slipp på frykten!

Med hensyn til din e-post, kan disse handlings filene bli merket eller merket med riktig ferdigstillelse dato som forfallsdato. I tillegg kan du stille påminnelse for handlingen til en tid i forveien når du er i stand til å fullføre oppgaven i rimelig tid uten mangler forfall.

Referansefiler

Reference Filene er ikke vist så ofte som handlings filer, men de er likevel viktige filer som du trenger for å henge på. Disse filtypene trenger ikke nødvendigvis være på kontoret, men de bør ikke være for langt unna for enkel tilgang.

Din e-post i innboksen kan settes opp i undermapper merket med lett-å-gjenkjenne eller referansenavn slik deg å "file" de e-postene du ønsker å ha tilgjengelig for fremtidig bruk.

til filer

De arkiverte filer er filer som ikke er nødvendig med noen regularitet (eller i det hele tatt ). Disse filene kan lagres i et lagringsområde eller et annet sted der de vil være trygge.

De fleste e-post programmer kommer med en auto-arkivering funksjonen. Du trenger bare å sørge for at du aktivere den og bruke de riktige innstillingene for din situasjon.

Alle tre typer filer er viktig for deg og ditt kontor for å holde orden og på toppen av oppgavene som skal gjennomføres. Men hva med å dele informasjon med andre individer? Med dagens &'; s teknologi har vi muligheten til å dele elektroniske filer og fysiske filer ganske enkelt. En av de nyere teknologiske organisatoriske støttefunksjoner er sky fildeling. Fordelene selvsagt er mange. Investeringen er avhengig av de spesielle behovene til den enkelte eller organisasjon som ønsker å implementere bruken av en sky fildeling system; og ja, det er enda noen "ulemper" med hensyn til elektronisk fildeling.

For virksomheten din, må du virkelig vurdere hvor mye verdi en felles arkivsystem vil bringe og hvordan det vil øke din effektivitet som samt effektiviteten. Skyen fildeling er ikke så forskjellig fra din fysiske virksomheten ressurs bibliotek. Verdien det bringer vil avhenge av hvor mye innsats og trodde du satt i det opprinnelige oppsettet og layout. Tenk: Hvor lenge har du kastet bort på jakt etter spesifikke filer eller bedrift materiale? Det er lett å forestille seg hvor mye mer produktiv alle medlemmer av teamet kan være hvis de kunne raskt og enkelt få tilgang til filene de trenger. Dette er en av de gangene den upfront investering av tid og ressurser er nødvendig for systemet eller organisatorisk verktøy for å virkelig være gunstig. Husk "Unnlate å planlegge planlegger å mislykkes", og det er aldri mer sant enn i dette tilfellet

I tillegg er en bedrift vil finne at teamarbeid er forbedret når ressurser enkelt deles mellom alle gruppemedlemmer; og når teamarbeid øker, så gjør også utgang fra hele teamet —. som resulterer med en økning i effektivitet og en forbedret bunnlinje økonomisk

Til slutt, en utmerket måte å sikre suksess for den nye organisasjonsarkivsystem er å få så mange som mulig om bord til gjennomføringen, å ha alle gi sine tanker om hvordan prosessen trenger å være, hvilke konkrete krav ett gruppemedlem kan ha, og tillater alle å teste og gi tilbakemelding underveis.

Å ha en organisert virksomhet isn &'; t bare en nødvendighet for Fortune 500-selskaper; det er en nødvendighet for entreprenør bare starter ut også. Din ultimate suksess avhenger av hvor godt organisert du er i begynnelsen; jo mer organisert du er, jo mer motivert du er til å fullføre oppgaver i tide, noe som resulterer i større suksess.

Inntil neste gang, omfavne din indre visdom.

Namaste,
Karen
.