Åtte tips for Clear Forretnings Communication

Kommunikasjonsproblemer kan skape mye unødvendig drama. Hvor ofte har du blitt skuffet fordi assistenten ikke møte en tidsfrist? Eller hva med de gangene du utkvittert på noe og du fikk deg flettet sammen i mer enn du kunne muligens forestilt? Har du noen gang slå deg opp for å bli spredt og over alt? Hva med de gangene du har blitt bedt om å gjøre noe fra din egen sjef, men du var overveldet prøver å dechiffrere hvor du finner dokumentet eller i hvilken rekkefølge du skal begynne? Enten du er på å gi eller motta slutten, vil disse åtte tipsene hjelpe deg rydde opp din forretningskommunikasjon

Definer sluttresultatet
Stephen Covey &'; s. Råd i De 7 vaner med svært effektive mennesker
fortsatt står: Begynn med slutten i tankene. Før gi ut detaljer om en oppgave eller en liste over mål, må du definere sluttresultatet først, og deretter gjør du vet hvordan du skal formulere mål.

Gjør Due Diligence

Før hoppe ut av en klippe med en ny idé, sørg for at du vet hva som kreves for å få jobben gjort. Hvor mye tid, hva slags ressurser, hva slags utgifter er forventet? Her &'; s et eksempel på hvordan du kommuniserer med laget ditt på forhånd: “ Før vi begynner dette prosjektet, vennligst gi meg beskjed vanskelighetsgraden, etter disse kriteriene: Hvor lang tid tar det, hva er timekostnad, og som kommer til å være ansvarlig "Så hvis det tar lenger tid enn du trodde, det &';? s dyrere, eller er det ingen som med kunnskap, nå kan du designe plan B, eller skifte dine forventninger

<. b> Definer dine verb

Når du sier “ I &'; m kommer til å fullføre forslaget, &"; lytteren ikke vet hva ordet “ ferdig &";. middel Si i stedet, “ Jeg vil fullføre Forslaget ved å legge de estimerte utgifter, og startdato, så jeg &'; ll fakse den til kunden, før den 12 april 2011. &"; Nå er vi alle forstår hva “ komplett &";. middel

Hent Spesifikk største nettstedene Med andre ord Tilsett dag, dato og tid i skriftlig kommunikasjon, i stedet for å si kan du snakke på din kapittel møte i morgen, eller neste torsdag, i stedet, sier, “. er du tilgjengelig for å snakke på vårt kapittel møte torsdag 12 april på 1:00 &"; Sørge for at du inkluderer dag, dato og klokkeslett sikrer nøyaktighet og forståelse.

Organiser dine tanker
Før du gir instruksjoner, sørg for at du har dine tanker organisert. Med mindre hensikten er å idemyldre, sørg for at du er klar over hva du vil skal skje, hvem som skal være ansvarlig, og hvordan du vil bli rapportert til, hvilke ressurser du har tilgjengelig, og fristen for ferdigstillelse, ellers vil kaste bort mye tid og forvirre de som jobber med deg.

Gjør det enkelt
Hva kan du gjøre for å gjøre elektronisk kommunikasjon enkel? Når du refererer til et dokument eller en opplysning du ønsker dine ansatte eller klient å se på, enten legge en link for å lede dem rett til dokumentet, eller legge til dokumentet som et vedlegg så det er ingen forvirring om hva du er henvise til

Sett en frist
Hvis du tilordne en oppgave uten en deadline den blir sittende fast i evigheten på “. å gjøre &"; listen. Pass på når du kommuniserer dine oppgaver til de ansatte du legger en frist som inkluderer en dato og en tid. Hvis det første samtalen var på telefonen, sende ut en kort bekreftelse via e-post med dato og klokkeslett. Så, planlegge en oppfølging auto-responder meldingen to dager før, for å sende ut en påminnelse.

Konfigurer Ansvarlighet største nettstedene Utvikle et system for å sikre at det du sier er hva som var forstått. En måte er å spørre den personen du snakket med å gjenta tilbake til deg hva du nettopp tildelt. En annen måte er å planlegge korte oppdateringer via e-post, telefon eller personlig møter, avhengig av dine preferanser og situasjon
.