13 nøkler til Ledende Meget Effektiv Meetings

Det er allment akseptert at den verste tiden waster i virksomhet i dag er at allestedsnærværende møtet. Vi vet alle at hvis møtet var produktiv at tiden ville være verdt. Men det er vanligvis ikke tilfelle. De fleste møter ledere er ikke skolert til å lede møter.

Det som følger er 13 viktige retningslinjer for å veilede deg i å lede møtene. Du vil forbedre dine møter dramatisk ved å bruke disse tastene. Hver retningslinje er kraftig når det brukes av seg selv. Men når du bruker de fleste eller alle av dem sammen, for alvor, forventer gode resultater. Jeg kan garantere at møtedeltakerne vil nyte møter bedre, og du vil få mye mer dyktig.

1) Planlegg møtet slik at den har en begynnelse, midt og slutt. Planlegg møtet ha en begynnelse som inneholder kontekst (“ ramme det &";). Sammenheng bør inneholde: “ hvorfor &"; av denne spesielle møtet, dine møte mål og eventuelle begrensninger (som tid). For at møtet skal være effektiv må det være en slutt som omfatter en slags oppsummering (gjennomgang beslutninger, ideer generert, informasjon levert og handlingsplan), evaluering (se Key # 10) og konklusjon (for eksempel, har hver person tilstand ett ord for å oppsummere deres perspektiv av møtet).

2) Vær tydelig på resultatet for hver enkelt sak og kommunisere resultatet til deltakerne på møtet. Bruke tid på å etablere det du ønsker å oppnå for hver av dine saker. Klarere og mer spesifikk du er mer effektive møtet vil bli. Du vil ha en avgjørelse på? Hvis ja, hva slags avgjørelse? Kanskje du ønsker deltakerne å vite spesifikk informasjon. Hva er det informasjon og hvorfor ønsker du at de skal vite det? Du ønsker ideer trenger? Hva slags ideer og hva er formålet? Kommunisere til deltakerne disse resultatene. Møtet vil være mer meningsfull og målrettet til deltakerne når du artikulere tydelig resultatene for hver enkelt sak. Møtet vil se ut som den har retning og derfor verdt tiden.

3) Bruk hensiktsmessige prosesser og verktøy. Bruk spesifikke prosesser for å generere ideer (f.eks Brainstorming), ta beslutninger (for eksempel med en avgjørelse matrise), løse konflikter (f.eks etablere grunnregler) og løse problemer som er tydelig for alle. Deltakerne vil da være mer trygg på at målene for møtet vil bli oppnådd. På denne måten kan de bedre fokusere på “ hva &"; (oppgaven) i stedet for “ hvordan &"; (prosessen).

4) generere ideer når du genererer ideer; bestemme når du bestemmer deg for; presentere når du presenterer. De tre nøkkeloperasjoner som oppstår i møter genererer ideer, ta beslutninger og presentere informasjon. Ofte i møter disse operasjonene bli blandet opp. En person genererer ideer, en annen å dele informasjon, og fortsatt en annen er å gjøre en beslutning. Dette fungerer ikke, siden hver av disse operasjonene har eget sett med regler som ikke sameksistere produktivt sammen. Med andre ord, det handler om beslutningsprosesser ikke blande psykologisk godt med loven av ideen generasjon. Gjør det klart for deltakerne hva operasjonen du bruker.

5) Sikre lik bidrag. Gi en mulighet for alle i møte for å bidra til møtet. Dette betyr at når det er en sak som kaller å ha gruppen generere ideer sikre at alles ideer blir hørt. Når du diskuterer et problem, får alle noe å si. På den måten når du tar beslutninger, vil du trykke inn den beste tenker på alle i møtet. Dette handler ikke bare om å være “ rettferdig, &"; men snarere utnytte talenter og perspektiver du har brakt sammen.

6) Spill ideer, beslutninger og resultater. Spill møte resultatene på en måte som alle medlemmer kan bokstavelig talt se arbeidet pågår. Å gjøre dette vil også gi visuelle fokuset til gruppen. Bruk en flippover og tildele en opptaker.

7) Etablere møtegrunnregler. Som gruppe har deltakerne co-opprette et sett med retningslinjer eller spilleregler for hvordan hver person skal behandle hverandre og deres ideer. Disse retningslinjene vil gjøre det klart hva som forventes av hverandre. Et eksempel på en retningslinje kan være "bare én person snakke av gangen."

8) Bruk varme-ups og energizers. Vi har en tendens til å over-pakke våre møter og ender opp med litt tid til å sette scenen for stor deltakelse og samarbeid. Hvis du tar deg tid gruppen til energi og juice, du &'; ll få bedre resultater: flere kreative ideer, bedre deltakelse, ulike perspektiver, mer energi, og bedre beslutninger

9) Plan for handling.. Ved slutten av møtet sørge for at noen tiltak vil medføre. Ask “ hvem som skal gjøre hva og når &"; Selv hvis det gjøres i midten av møtet er det best å oppsummere møtet med tiltaksplanen.

10) Evaluer møtet. Sørg for at du tar deg tid på slutten av hvert møte å ha deltakerne gi tilbakemelding. Ask “ hva som fungerte &"; og “ hva som må forbedres &"; Dette vil gjøre deg i stand til å kontinuerlig forbedre dine møter.

11) Godta og verdi mangfold i kunnskap, ideer og stiler. Sørg for at alle ideer, kunnskap og stiler er omfavnet. Finne måter å få gruppemedlemmene til å ikke bare være åpen og respektfull, men å faktisk verdsetter ulike synspunkter. Forsterk god lytter. Et godt team lytteren lytter oppmerksomt til ideer og perspektiver de don &'; t liker. Den store ideen kommer ofte fra mangfoldig.

12) Erkjenne introverts og extroverts. Inkluder prosesser som fokuserer på både innadvendte tilnærminger (« alene tid &"; for å generere ideer) og ekstroverte tilnærminger (“ gruppe tids &"; for å generere ideer). Noen mennesker tror på en mer effektiv av seg selv uten distraksjoner, og noen liker stimulering av andre mennesker. De fleste av oss trenger begge.

13) Tempoet møtet. Det er viktig å være klar over pacing av møtet. Hvis du beveger deg for sakte, du &'; ll bar dine gruppemedlemmer og saft noe av sin energi. Hvis du beveger deg for fort, du &'; ll miste det meste av gruppemedlemmene, eller de vil føle seg engstelig. Hold deg fleksibel og få tilbakemelding på hastigheten. Høyre pacing vil variere fra gruppe til gruppe. En god tommelfingerregel er å øke tempoet når du genererer ideer og tregere når du tar beslutninger.

For flere detaljer kan du gjerne kontakte Bruce Honig, Honig IdeaGuides ([email protected]). < . br>