Møter som Work

"Et møte er et sted hvor folk tar minutter og avfalls timer." Er dette utsagnet sant av møtene? Her er fire tips for å kjøre møter som er mer produktive og ikke kaste bort timer:

1. Har et formål for Møte
«Vi møtes alltid hver torsdag kl 4" er ikke en tilstrekkelig grunn til å møtes. Du bør være i stand til å angi formålet for å møte i en konsis setning. Gjør denne setningen din "åpning uttalelse" på møtet og skrive det på toppen av din agenda. Noen eksempler: "Vi vil bestemme hvordan du pilot vår nye flex-time politikk." "Vi vil utarbeide høyt nivå prosjektplan for oppgradering av programvare." "Vi vil gjennomgå dataene fra undersøkelsen og bestemme våre neste skritt." Hvis det ikke er noen hensikt, eller hvis dette formål kan bli bedre oppnås gjennom forskjellige midler, ikke møtes.

2. Har du en Agenda
agenda bør inneholde hvem som skal håndtere hvilke tema og hvor lang tid det skal ta. Send agendaen ut før møtet slik at deltakerne vil vite hva /hvordan de skal forberede og hva som vil bli forventet av dem. Når du har en agenda, hold deg til den.

3. Hold deg til Time
Få mest mulig ut av alles tid ved å starte og avslutte møtet i tide. Hvis folk har en tendens til å komme sent, start på tid likevel, og ikke gjenta alt hver gang noen kommer inn sent; til slutt, vil folk bli vant til å dukke opp i tide. Har noen holde styr på tiden under møtet slik at alle holder seg innenfor sin tilmålte tid, og det er på tide å gå gjennom hele agenda.

4. Still Ground Rules
Hvis gruppen vil møtes ofte eller for en lengre periode, er det viktig å bruke de første minuttene av første møtet med gruppen utvikle grunnregler for ting som for eksempel bruk av bærbare datamaskiner /telefoner /e-post under møter. Folk er mer sannsynlig å holde hverandre og seg selv ansvarlig for spillereglene dersom de bidratt til å utvikle dem. Skriv dem på en flippover og legge dem i møterommet eller på dagsorden ark for neste møte. Minne folk på dem i begynnelsen av neste møte.

Hvis du følger disse tipsene, møtene vil bli mer produktive. Du vil oppnå formålet nevnt i dagsorden samtidig som vi respekterer folks tid.

Copyright (c) 2008 Gilda Bonanno LLC Med enerett
Du kan trykke hele denne artikkelen, og du må inkludere copyright info og følgende utsagn "Gilda Bonanno er en foredragsholder, trener og coach som spesialiserer seg på . å hjelpe enkeltpersoner og organisasjoner bryte ut av sine komfort soner og bli mer vellykket enn de trodde var mulig kontakte henne på gildabonanno.com "
.