Utøvende Challenge # 5: ". Det er bare ikke nok timer i døgnet til å få alt ferdig"

Synes du selv ofte falle bak i oppgavene dine selv om du jobber 12, 14, eller 16 timer i døgnet ? Du finner du det på slutten av dagen, har du fortsatt haven &'; t ferdig din liste over gjøremål? Sannheten er at lære å styre tiden din kan gjøre eller ødelegge din suksess som en executive.

La &'; s innse det: Det er bare 24 timer i døgnet. Du kan &'; t “ gjøre &"; mer tid med mindre du oppfinne en tidsmaskin. (Og hvis du finne at en ut, I &'; d liker å investere.) Men selv om du kan &'; t skape tid, kan du bruke tiden mer produktivt. De mest vellykkede ledere gjør.

Her er noen skritt for å få mer kontroll over klokken:

< b> ser verdien av din tid
Milliardær John Paul Getty var en serie sigar røyker før han innså en dag at -. basert på hva han ville gjøre time - han brukte tilsvarende $ 50.000 per år røyke. Det wasn &'; t $ 50000 verdt av sigarer; det var $ 50000 verdt av sin tid!

Som sikkert bringer hjem uttrykket, “ tid er penger, &"; doesn &'; t det? Faktisk tror om ordene vi bruker for å snakke om tid. Vi tilbringe
det, sløsing det, og lagre
det – akkurat som penger. Hvis du tenkte på hvert minutt av dagen som å være verdt, si, $ 10, ville ikke &'; t du ser på som minutt annerledes? Begynner å sette pris på den sanne “ verdi &"; av din tid, og du vil begynne å bruke dine minutter mer fornuftig, sløsing færre av dem, og spare
selv en masse tid.

Logg deg tid
jeg spør mine coaching klienter til å bli mer bevisst på hvordan de bruker tiden sin ved å lage en logg som &'; s. lagt ut i 15-minutters intervaller fra det øyeblikket de våkner opp til den tiden de går til sengs. Du kan gjøre det i en tabell format, eller du kan lage den i Excel. Nøkkelen er å være metodisk og disiplinert om det, bærer stokken rundt med deg, og huske å skrive ned hva du “ virkelig &"; gjort i løpet av hver 15-minutters segment av dagen. Starte på en mandag morgen og gjøre dette for en hel uke.

Her &'; s en prøve log:

From………………………To………………………Activity

6:00………………………6:15…………………….Check e-post fra London office

6:15………………………6:30…………………….Go for en swim

6:30………………………6:45…………………….Get klar for arbeid

Etc.

21:30……………………21:45…………………..Read Finans Report

21:45……………………22:00…………………..Put barna til sengs

Når du &'; ve opprettet en logg for en hel uke, sitte ned med flere forskjellige farger av highlighters, og tildele en farge til hver tast del av livet ditt. For eksempel kan du bruke en farge for familie tid, et annet for klient arbeid, og andre farger for tid brukt på administrativt arbeid, personlig stille tid, personalutvikling – hva er de viktigste aktivitetene. Deretter gå gjennom loggen din, fremhever hver 15-minutters segment med riktig farge.

På slutten, vil du ha en klar “ fargekodet image &"; av hvordan du bruker tiden din. Hvilke områder av ditt liv og aktiviteter fått mest oppmerksomhet? Som du gjennom loggene, spør deg selv disse spørsmålene:

1. Hva er din største “ ah-ha &"; som et resultat av å spore din tid?

2. Hva gleder deg mest når du ser på hvordan du bruker tiden din?

3. Hva dårlig tid ledelse vaner fikk du avdekke?

4. Av de fargene du ønsket
å se mest (f.eks klient tid, familie tid, etc.), hva hindret deg fra å bruke tid på disse viktige områdene?

5. Nå som du ser hvor du virkelig bruker tiden din, hva &'; s # 1 ting du ønsker å endre?

anmeldelse Non-verdiskapende aktiviteter.
Mange ledere oppdager at de bruker så mye som 40% av sine dager på ikke-verdi lagt aktiviteter som e-post ledelse eller uviktig telefonsamtaler. Hvis det &'; s du også prøve disse strategiene:

1. Set prioriteringer, og vokte dem hensynsløst
Når noen spør deg om å hjelpe dem med noe, spør deg selv, “. Hvis jeg gjør dette, vil det ta tid borte fra mine viktigste prioriteringer for dagen &"; Hvis ja, spør om du kan hjelpe senere.

2. Forstå dine biorhythms.
Notice når du har energi nedgang i løpet av dagen, og har tenkt å jobbe med dine beste prioriteringer når du har mest energi.

3. Delegere, delegere, delegat.
De fleste av mine klienter finner de kan delegere de fleste administrative oppgaver til andre ansatte.

4. Planlegg dedikert fokus tid.
Gi deg selv bestemte tids retningslinjer for e-post ledelse og /eller andre oppgaver, og hold deg til den. La de ansatte vet at du vil jobbe med e-post mellom, si, 8: 30-9: 00 am hver morgen eller at du vil lukke døren og arbeid uten avbrudd fra 2: 00-4: 00 pm daglig.

5. Få taleaktivert programvare, og diktere din e-post.
Min produktivitet nesten dobler når jeg diktere inn i datamaskinen min i stedet for å skrive min e-post.

6. Installer en stor klokke på veggen
Tid kan skli rett ved, hvis du skjønner &';. T bli klar over hvor mye passerer mens du arbeider med en oppgave.

7. Være hensynsløs om møtene.
Be om å se en agenda på forhånd for å sikre at du virkelig trenger å delta på et møte. Hvis de ansatte er å kaste bort tid på møter, fjerne stoler fra møterom. Hvis folk må stå, jeg garanterer at møtene vil være kort, søt og produktiv!

8. På slutten av hver dag, skrive ned dine topp tre prioriteringer for neste dag.
Når du ankommer i morgen, gjør ingenting annet før du har oppnådd din # 1 oppgave. Du vil starte dagen med en følelse av prestasjon som vil kjøre deg til å fullføre de andre prioriteringer.

9. Gjøre bruk av ledig tid.
En av mine klienter satt opp en fast ukentlig møte med sjefen sin i USA i løpet av sin 20 minutters biltur til kontoret hver torsdag morgen. Hvordan kan du bruke tid når du &'; re venter et sted eller sitter fast i Bangkok trafikken?

Gode tid ledelse kan egentlig spare deg for tid og penger - hvorfor ikke starte “ spareplan &"; i dag
 ?;