Time Management - Bruke WASP STING Effectivley

Jeg har vært å tilrettelegge Time Management Training Kurs for en rekke år og gang på gang jeg blir bedt om, hvordan kan du forenkle møter med hell? Det ser ut til at det gamle ordtaket om " møter er der minutter er tatt og timer er bortkastet &'; fortsatt gjelder i mange organisasjoner.

Møter er viktig i de fleste organisasjoner og møter kan være svært produktive hvis de er tilrettelagt og forvaltes riktig. Men dårlig tilrettelagt møtene vil definitivt påvirke din tid ledelse og Time Management for andre.

Jeg vil gjerne dele med deg forkortelsen som jeg utviklet for å hjelpe folk til å huske de viktigste områdene som er involvert i effektive møter. Jeg bruker denne forkortelsen i alle våre tid ledelse kurs og også i mange av våre ledertreningskurs.

Slik er suksessen til denne akronym at mange mennesker som har gått vår tid lederopplæring har mailet meg og sa de har plassert forkortelsen på veggen i møterommet eller oppslagstavla etc som en påminnelse.

Jeg håper å bruke forkortelsen vil også hjelpe deg, er forkortelsen vepsestikk. Jeg bruker dette som det minner om en dårlig tilrettelagt møte; stikket er smertefullt, varer i timevis og ofte har dårlige bivirkninger – ikke annerledes enn en dårlig tilrettelagt møte

Så hva er vepsestikk

W er for WHO ......?

En er for AENDA .....

S er for SCRIBE .....

P er for FORMÅL .....

S er for Oppsummer .....

T er for TANGENT .....

Jeg er for INKLUDERING .....

N er for NEXT .....

G er for GOAL .......

WHO bør delta på møtet, alltid huske de eneste medlemmene av et møte er de som seriøst kan bidra til møte eller ha en svært alvorlig behov for å vite hva som skjer på grunn av virkningen av dem eller andre. Aldri vær redd for å invitere folk som trenger å vite for bare den delen de trenger å vite om, og deretter la dem gå.

Å ha mennesker i et rom som ikke trenger å være det er en alvorlig sløsing med ressurser og viser ineffektiv Time Management og tilrettelegging av møter ferdighet

AGENDA, dette er et minimum og vi sannsynligvis alle vet at vi trenger en agenda, men vi sender agendaen ut i god tid, og vi ber også folk til se om noen av de saker kan behandles før møtet, slik at møtet er bare et tegn av for dette elementet, ville eksempel på dette er tidligere minutter, månedsrapporter osv

Den største feilen folk gjør med agendaer er de ikke klarer å time saker – hver enkelt sak bør ha en starttid og sluttid.

skriver, bør noen man bli nominert til å ta protokollen. Effektiv minutters taking er en kunst i seg selv, en god minutt taker bør være i stand til å oppsummere de viktigste punktene i møtet til gruppen på slutten av møtet, slik som å unngå eventuelle avvik

FORMÅL, hvorfor er du kalle et møte? er det noen annen måte å dele informasjon eller å få de beslutninger som fattes? Hvis du ikke kan skrive ned formålet klart på mindre enn 4 linjer tro om igjen.

Oppsummer, på slutten av hver enkelt sak du må oppsummere for å sikre at alle er klar over avgjørelsen eller for å sikre hvem som gjør hva etter når etc

TANGENT, tror vi på våre Time Management Training Kurs dette er trolig en av de mest under vurdert mordere av effektiv tid ledelse. Hvor mange møter har du deltatt der møtet går av sporet i 5 minutter, 10 minutter, 30 minutter osv
Noen møter aldri komme tilbake på sporet og engang å være revisited. Nøkkelen til dette er å nominere noen i gruppen for å heve sin hånd hvis møtet går av på en tangent
I vår tid lederkurs vi kalle denne rollen ". Spor Master &"; og funksjonen er å holde møtet på sporet — det er en rolle som svært få tilretteleggere delegat, men en rolle som bør delegeres ved hvert møte det spare bunter av gangen

INKLUDERING, Hvis du har valgt de riktige personene å være på møtet er det liten vits å ha dem der, med mindre de kan legge til møtet eller bringe noe til bordet. Å effektivt tilrettelegge et møte du må inkludere alle.

NEXT, må du oppsummere hva er de neste trinnene på slutten av møtet, hva skjer nå? Hva er aksjonspunkter som folk har å gjøre, husker et møte med ingen handling poeng er bare en samtale

MÅL, jeg ville ha elsket å ha hatt dette som en av de første delen av akronym, men dessverre dette var det eneste stedet jeg kunne sette det for vepsestikk. Mål er viktig for ethvert møte, hva er det du prøver å oppnå. Hvis du skjønner &'; t har klare mål på et møte møtet vil ikke fungere. Du trenger mål for å holde fokus og huske målene bør være SMART (spesifikke, målbare, oppnåelige, realistiske, tids innrammet)

Som vi sier på våre Time Management Training Kurs alt som er igjen nå er for deg å ta brodden av møter og sette buzz tilbake til dem
.