En kraftig Competitive Advantage: Bekreftelses Call

I samarbeide med våre kunder er vi alltid på utkikk etter måter å differensiere dem fra konkurrentene. En oppførsel vi har funnet som gjør dette er for organisasjonen å forplikte seg til å bekrefte en avtale minst en dag før utnevnelsen. Mens de fleste lege og tannlege kontorer gjøre dette, har vi funnet i servicenæringen som ikke alle gjør dette. Det er noen overbevisende grunner til å gjøre dette. Her er hvorfor:

Fra prospekt /klient &'; s perspektiv, en bekreftelse samtale:

- Minner utsiktene /klient for avtalen, og dermed gjør at han /hun vil være der, etablerer Lengden på møtet Anmeldelser - Gir en bedre forståelse av hva som vil skje på samtalen og stiller forventninger til både prospekt /klient og salg person Anmeldelser - Gir prospektet /klient muligheten til å snakke med selgeren før han /hun kommer på utnevnelsen hjelpe etablere noen rapport før selve møtet og til slutt Anmeldelser - Lar prospekt /klienten til å stille noen spørsmål han /hun måtte ha før utnevnelsen

Fra selgeren &'; s. perspektiv, noe som gjør bekreftelse samtaler gjør følgende:

- Tillater salg person til videre etablere rapport før det kommer i person Anmeldelser - Etablerer hvor lang tid for avtalen (hvis det ikke gjøres når ansettelsen ble satt. .) Anmeldelser - Hjelper både selger og prospekt /klient gjennomgang dagsorden for samtalen.
- Tillater salg person til å bekrefte at utsiktene fortsatt er interessert og at ingenting har kommet opp til å endre deres sinn

Fra selskapet &'; s perspektiv, bekrefter samtaler sender en melding om at vi verds prospektet /klient &'; s tid og ønsker å gjøre den tiden så produktiv som mulig. Den kommuniserer også at selskapet er en profesjonell organisasjon som jobber hardt på å sikre at utsiktene /klient &'; s erfaring med oss ​​overgår deres forventninger. . Vi har hatt bedrifter begynner å bruke dette trinnet og seks måneders senere de finner ut at deres konkurranse har begynt å gjøre det for å holde følge med dem

Formålet med Bekreftelse Call er å:

1 . Lag /bygge et forhold.
2. Skape forventninger for samtalen, slik at begge parter forstår hva som vil skje i løpet av denne samtalen.
3. Etablere lengden på samtalen, slik at både selger og prospektet kan planlegge sin dag.
4. For å verifisere at alle beslutningstakere vil være tilstede for møtet.
5. Å skape komfort for alle parter.

Når skal lage en bekreftelse Call

Konfirmasjon samtaler skal gjøres minst en dag før utnevnelsen. Hver morgen, bør Sales Person ser på utnevnelsen han /hun har for neste dag og sted bekreftelse samtaler til disse personene. Hvis du ikke klarer å nå prospekt /klient, er det hensiktsmessig å legge igjen en beskjed til dem. Meldingen bør inneholde elementer av bekreftelse samtalen omtalt nedenfor

Hvordan lage en bekreftelse Call

Elementene i en bekreftelse samtale, er som følger:.

1. Bekrefte avtalen blant annet hvor lenge møtet vil ta.
2. Gjennomgå agendaen for møtet, og Selge tre. Spør om de har møtt med noen andre selskaper (hvis de indikerte de skulle under den første samtalen.)
4. Lukk call of

Bekrefte Avtale

Selgeren kaller prospekt /klient og sier:

SP:. &Ldquo; Hei, Mrs. Jones, dette er Tim Smith fra ITT tjenester.Jeg jeg ringer for å bekrefte vår avtale i morgen klokken 10.00. Betyr det fremdeles fungere for deg &";?

Dette minner ikke bare utsiktene /klient for avtalen, men også gir dem mulighet til å fortelle deg om de har en konflikt med den etablerte tid. Det er bedre å vite nå heller enn ved avtale når du møter opp og utsiktene /klient isn &';! T det

Da selger bekrefter at møtet vil vare hvor lenge diskutert når du gjør avtale .

SP: “ Når avtalen var planlagt, Susan nevnt at møtet skulle vare en time. Betyr det fremdeles fungere for deg &";?

Innstilling denne forventningen hjelper prospektet /klient plan resten av hans /hennes dag, og også lar ham /henne til å kommunisere hvis de har en stram tidsplan som innebærer møtet kan være på vei. Igjen, bedre å vite at nå heller enn på møtet! Dersom prospektet /klient kommer til å bli altfor stresset, kan det være fornuftig å planlegge og vite at det tar minst en til 1 ½ timer for å møte med et nytt prospekt. En kundemøte kan være kortere, men vær forsiktig med å bli satt i en posisjon til å være på vei. Både prospekt og klient må være til stede (i sinn og kropp) for møtet – hvis de føler stresset, kan de ikke være i stand til å være fokusert nok til å ta en beslutning

SP:. [Hvis du føler deg som om det er fornuftig å planlegge møtet for å tillate mer tid, sier:]
« Mrs. Jones, er jeg opptatt av at vi vant &'; t være i stand til å ta opp alle dine problemer gitt tidspress vi har, ville det være mer fornuftig for oss å planlegge slik at når vi møtes, kan vi dekke alle dine spørsmål &";

Gjennomgå Agenda for Avtale

Når tiden og lengden på møtet blir bekreftet, er neste skritt å gjennomgå dagsorden

SP:. &ldquo ; Når vi snakket du delte at utfallet av møtet som du &'; d liker å ha, er å få en idé om hva denne type prosjekt kan koste deg. Er det riktig
P:?. &Ldquo; Ja &";
SP: “ Jeg foreslo at vi skulle møtes, I &'; d finne ut mer om hva du var ute etter, og deretter enten gi deg en pris rekkevidde , eller hvis jeg ikke var &'; t stand til å gjøre det, I &'; d minst dele med dere mine neste skritt og en tidsramme for når jeg kunne få deg den informasjonen. . Ja &";, &ldquo
SP:: Betyr det
P fortsatt fungere? &Ldquo; store. Vi sa også at vi begge kan det være lurt å stille noen spørsmål. Har du vært å holde en liste for meg &";
P: “ jeg har noen. Min CFO skrev også ned sine spørsmål &";
SP:. &Ldquo; Det er flott. I &'; ll har Bill Smith, vår CEO, med meg. Vi &'; ll gjennomgå prosjektets behov og mulige løsninger i detalj. Vi &'; ll også gjennomgå prosjektet flyt og sikre at vi svare på dine spørsmål &";

Merk:.. Hvis andre vil være med deg også, la utsiktene kjenner deres navn og titler så vel

Avdekke Prospect Tidslinjen (for nøyaktighet i prosjektering potensielle business)

SP: “ Når vi snakket du har oppgitt at du &'; d liker å starte dette prosjektet så snart som mulig. Er det noe som kan forsinke prosjektet &";
P: « Vi &'; ll nødt til å se på hvordan kostnadene vil passe inn i budsjettet. Vi ikke hadde &'; t budsjettert for at dette året &";
SP:. &Ldquo; Hvorfor er du ute etter å gjøre dette nå &";
P: “ Vi har redundans og dobbeltarbeid, og det må stoppe ASAP . Vi er nødt til å få våre hender rundt dette NÅ &";
SP:!. &Ldquo; Det er fornuftig "

bekrefter hvem som skal delta på møtet

I innstillings avtale ringe deg .. lærte som beslutningstakerne var og hvis alt ville være i stand til å være til stede neste trinnet er å bekrefte din forståelse av hvem som skal være på møtet Det høres ut som dette:
SP: “ Så bare du og jeg vil skal møte, men du &'; ve hadde din CFO skrive ned sine spørsmål riktig
P: “ Ja &";
SP:. “ Stor Er det noe annet vi trenger å gjøre for din CFO &";
? P: “ Nei &";
SP: “ Hvordan vil du og din CFO går om å gjøre beslutningen om å gå videre – har du kriteriene i bakhodet &";
P: “ Det kommer trolig ned til økonomi og folk med hvem vi mener er mest pålitelige &";
SP:. “ Hvordan vil du vite hvem som er mest pålitelige &";
P: “ De som gjør det de sier de vil gjøre &". ;
SP: “ Og hvordan snart føler du at du &'; ll velge riktig selskap &";
P:.. “ Så snart som mulig &";

Merk: Hvis dette har vært gjennomgått i detalj i kvalifiserings samtale så kan du bare sjekke inn for å se om noe har endret seg siden sist du snakket. Det samme gjelder for forståelse hvorvidt (og hvilke) andre selskaper reagerer på RFP

SP:. &Ldquo; Jeg vet at vi har RFP at du videresendt og takk for det, kan jeg spørre deg et Spørsmålet om det &";
P: “ Sure &";
SP:. “ Hva er de ønskede resultater når dette prosjektet er ferdig &";
P: « Vi &'; ll bruke mindre tid manuelt oppdatere våre lagernivåer; operasjonsteamet vil være mer effektiv &";
SP:.? “ Hva er effekten av å ikke ha dette oppe og går nå &";
P:. “ Om $ 20K per år i lønn &";
SP: “ Hvordan ser du for oss å samarbeide med deg &";
P: “ Vi har en in-house IT team av 2 personer. Vi skjønte vi &'; d utarbeide en generell tidslinje fra deg og din primærkontakt vil arbeide med Jim, vår direktør for IT &";
SP:. &Ldquo; Har du noen gang gjort et prosjekt som dette før &";
? P: “ Nei. Jeg don &'; t vet hvorfor vi gjorde &'; t engang tenke på det før et par uker siden. Vel, nå som jeg tenker på det, vi leie et firma til å lage vår nettside, men det &'; s annerledes &";
SP:. &Ldquo; Hvordan gikk det prosjektet gå &";
P: “ Det var et mareritt. Det tok et par uker for vår direktør for IT å innhente alle nødvendige data fra selskapet for å ta nettstedet over i huset. De bare wouldn &'; t lytte eller samarbeide &";.

Learning hvis Prospect har møtt med andre selskaper

Dette gir deg hodene opp hvis du går inn i en situasjon der utsiktene har allerede fått et tilbud eller hadde et møte med andre selskaper, og hvis de gjorde det de fant ut. Denne informasjonen er nyttig å vite når du planlegger for ansikt-til-ansikt møtet. Dette trinnet høres ut som dette:

SP: “ På vår samtale du nevnte at du skulle møte med andre selskaper. Har du møtt noen av dem ennå &";
P: “ Å ja, vi møtte Peterson IT-tjenester selskap &";
SP:.? &Ldquo; Hvordan gikk det &";
P: “ Det var god – de ga meg noen ideer som vi kunne gjøre, og arbeider opp et estimat for meg &";
SP:. “ Visste de gi deg noen ide om kostnader &";
P: “ Ja de sa det ville kjøre ca $ 35 000 &";
SP:. “ Hva synes du om at &";
P: “ Vel basert på hva de fortalte meg, jeg trodde det var fornuftig, men min CFO ble gal. Han sa at han ikke var &'; t villig til å bruke så mye &";
SP:. &Ldquo; Visste han gi deg en idé om hvor mye han trodde han ønsket å tilbringe &";
P: « Ikke egentlig &". ;
SP: “ Tror du at du &'; d være i stand til å spørre ham om at før vi møtes i morgen &";
P: “ I &'; ll prøve &";
SP:. “ Det ville virkelig være nyttig å vite og ville hjelpe meg med å finne det jeg foreslår, eller jeg må kanskje si at, basert på hva du vil, er prisen helt i tråd med hva du har hørt fra Peterson. Så vet hva han er villig til å bruke er veldig viktig &";
P:. &Ldquo; I &'; ll prøve &";
SP:. &Ldquo; Takk. Har du hatt en sjanse til å vurdere vår hjemmeside &";
P: “ Ja &";
SP:. &Ldquo; Good. Hva gjorde du se at du likte &";
P: “ Det er mye informasjon der &";
SP:. &Ldquo; Har du spørsmål på dette punktet etter å gjennomgå vår hjemmeside &"; P: “ Ikke på denne tiden &";
SP:. “ Hvis du haven &'; t allerede har gjort det, kan du lese vår kundeliste og case-studier /prøveprosjekter på våre nettsider. På noen få minutter, I &'; ll e-post vår dagsorden til deg sammen med vår kontaktinformasjon for enkelhets skyld. Vi &'; re ser frem til å møte deg i person &";

Lukke Call

SP:. &Ldquo; Ok, stor så tror jeg vi er klar. Takk så mye for din tid og ytterligere innsikt i prosjektet; I &'; ll se deg i morgen kl 10. Vi &'; re ser frem til å møte deg i person &";.

Avtalen er satt og dagsorden har blitt anmeldt

Den andre potensielle utfall er at utsiktene gir nok informasjon for deg å. skjelne at de ikke er offisielt kvalifisert og at utnevnelsen skulle bli avlyst eller utsatt. Hvis dette er tilfelle, du &'; ll ønsker å finne ut om du kan legge dem til epostlisten og når det vil være best for deg å sjekke tilbake med dem (hvis aktuelt)

Sammendrag
<. p> Alle, prospektet, salg person og selskapet, dra nytte av slik bekreftelse samtaler. Dette seg trinnet setter en organisasjon bortsett fra konkurrentene. Det sender et budskap om at vi, selskapet, er profesjonelle og at vi respekterer og verds prospektet /klienter &'; tid. Den etablerer den innledende rapport med prospektet /klient, vurderinger møtet agenda, bekrefter som vil være til stede på møtet og samler mer nyttig informasjon som er viktig å vite før det første møtet. Skill deg ut fra konkurrentene dine - i det lange løp vil det lønne seg big time
!.