Hold det Train of Thought Høyre på sin Track - En smart metode for håndtering Interruptions

Hvor mange ganger har du vært på jobb, og telefonen ringer, eller noen går på kontoret, eller e-post "blings" og du bestemmer seg for å ta en titt, og når du kommer tilbake til det du gjorde, du glemte helt hvor du slapp? Og så tar det deg 5-10-15 minutter å finne ut hvor du var, så du kan komme tilbake til å være produktiv igjen? Skjer dette ofte til deg? Hele tiden? Dette er din "tankegang" å bli banket av sin orden, og for mange av oss, det skjer for ofte og virkelig vondt våre kortsiktige og langsiktige produktivitet. Men det er en enkel løsning for å hjelpe deg å bli flinkere til å holde oppmerksomheten tog på sine spor. Det er en vane som jeg har brukt i mange år nå, etter å ha hørt om det opprinnelig fra tid ledelse guru David Allen (forfatter av "Getting Things Done"), og det er veldig enkelt:

Her er hva du vil Behovet: Anmeldelser - En penn eller blyant Anmeldelser - En lapp og /eller pute av kladdepapir

Før du lar din oppmerksomhet for å bli avledet av en uventet samtale eller besøkende, skrive en virkelig rask kommentar . for å minne deg selv nøyaktig hvor du er på hva det er du jobber med, og hva neste skritt vil være å holde det prosjektet går fremover

Slik fungerer det:
• Telefonen ringer: plukke opp telefonen, høflig hilse den som ringer, be dem om å holde på en rask andre, og skriv din påminnelse /neste trinn notat. Deretter tar samtalen
• Noen går i: hilse dem pent, men ber dem for “ bare ett sekund &"; før de la deg få vite hvorfor de sluttet med. Skriv din påminnelse. Deretter snakke med den besøkende
• E-post “ blings &" ;: nå selvfølgelig, du bør ikke hoppe over for å sjekke din e-post hver gang det blings (jeg kan ikke tenke meg at noen som noensinne har deltatt på noen av mine kurs er fortsatt gjør det! ), men hvis du venter en viktig e-post, før du ser på det, stoppe og skriv din påminnelse! Så, lese e-post

Når du skriver en påminnelse, enten sette den på toppen av din "priority" haug (din haug av organiserte informasjons innganger stablet i prioritert rekkefølge –. Viktigste og /eller haster på toppen ned til minst viktig /urgen på bunnen), eller skriv din notat på en lapp og legge den til toppen av prosjektmappen du arbeider på. (Eller, hvis du er en teknikken, kan du alltid taste inn ny påminnelse /neste steg rett inn i din datamaskin eller PDA.)

Nesten alle vil gi deg et par sekunder for å samle din tankegang om de er avbryter du uventet. Det er en vanlig høflighet bør de være villige til å gi deg (de er avbryte deg!), Så dra nytte av det. Når du kommer tilbake til ditt prosjekt, en oppgave eller aktivitet, vil din påminnelse hjelpe deg å komme tilbake til å være produktiv i løpet av sekunder – ikke minutter.

Dette er en av de "enkle dumme" tips som vil bokstavelig talt spare deg hundrevis om ikke tusenvis av timer over din karriere. Og en fin side fordel – ved å skrive ned hvor du er på på prosjektet før du tar samtalen eller besøkende, kan du gi den som ringer eller besøkende din udelte oppmerksomhet, snarere enn å tilbringe hele samtalen prøver å huske hvor du er på ditt prosjekt (og dermed ikke lytter! ). Så, du &'; ll være mer effektiv ved å komme tilbake til arbeid etter å ha håndtert et avbrudd, og mer oppmerksomme når håndtere avbrudd – høres ut som en smart profesjonell produktivitet strategi for meg
 !;