Business Writing: 3 tips for å gjøre din kommunikasjon Concise

Du &'; ve hørt dette gamle ordtaket: Aldri kalle “ Hjelp &"; i en overfylt gate mens han prøver å forklare et problem til forbipasserende. Folk vil rett og slett ignorere deg, mista deg for en sveiv, en tullete, eller en kjeltring. I stedet, politiet råder deg til å hyle, “. Fire &"; En kort rop som appellerer til egeninteresse får oppmerksomhet

Det samme viser seg sant skriftlig e-post, forslag, rapporter eller salg kopi i dag &'; s. Markedsplass. Gjør din kommunikasjon konsis hvis du har tenkt å få lest.

Økonomi og teknisk skriving oser med fett. Trimming clich é s, oppsigelser, vil lite ord padding, og svak-verb padding gjøre skriftlig ettertrykkelig og skarpe. Men å finne fettet i ditt eget arbeid kan være krevende

Tips 1: Eliminer Oppsigelser og clich é s

Hvis du føler uttrykket “ rulle av tungen &". ; “ med liten eller ingen innsats &"; (som de to siste setningene bare rullet av mine), som &'; s anelse at du &'; re ved hjelp av en clich é ;.

Setninger som inneholder overflødige ord og ideer er vanskeligere å gjenkjenne. For eksempel, fortsetter. For å fortsette midler til å gå på; når du legger den på, du &'; re stamming. “ Hvis du kan &'; t stave &', overnatting, &'; kjøre stavekontrollen for å bekrefte det &"; Hele siste ideen er overflødige: “ Hvis du kan &'; t stave &', overnatting, &'; kjøre stavekontroll &";..

Lille-ordet padding også rote og utvanner meldinger

antall skift jobbet kunne tilskrives ulike faktorer som markedsstørrelse, arbeid problemer, og ledelsesfilosofi .

antall skift jobbet kunne tilskrives markedsstørrelse, arbeid problemer, og ledelsesfilosofi.

De snakket i form av tid og penger.

De snakket om tid og penger.

Vedlagt er en kopi av skjemaet som må fylles ut på forhånd før de vil gi oss den tjenesten.

Attached er en kopi av skjemaet skal være ferdig før service

Redundans i et dokument er mye som stamming i en tale —. både døve ideene blir presentert. Det er ikke å si at alle repetisjon er dårlig; noen forfattere gjenta viktige setninger og ideer for å tjene som overganger mellom deler av et dokument og å reemphasize viktige poeng. Men redundans er unødvendig repetisjon, som ikke har noen plass i effektiv skriving

Tips 2:. Revidere Svake verb

Spice blid skriftlig med potente verb . Noen forfattere gjør en engstelig forsøk på å hoppe inn i sine fag med svake verb konstruksjoner slik som det er, det er, det vil si, det var

Svak:.. Det var noen innvendinger uttrykte under møtet

Sterk: Noen uttrykte motforestillinger under møtet

Svak:. Det er vanskelig å opprettholde bevegelig utstyr

Sterk:.. Vedlike bevegelig utstyr er vanskelig

Svak: Dette er en produktserie som vil begeistre våre kunder

Sterk:.. Denne produktlinjen vil opphisse våre kunder
Selvfølgelig kan du &'; t revidere alle slike svake verb konstruksjoner; alternativer kan høres vanskelig. Men foretrekker en sterk verb til å befale leseren &'; s oppmerksomhet

McNamara spratt en flue til sentrum feltet.. Ted Brown plukket ballen ut av luften og kastet det mot hjemmet plate, men ikke i tide til å fange Bill Frosh skyve inn for stillingen. I mellomtiden, Juan Salinas raste mot andre, pløying inn Lenny Davis og bloodying nesen. I shuffle, Max Silverton spurtet mot tredje, kanter Frank Mahoney ut av drift for de fleste stjålne baser av sesongen.

Ok, så sportswriters noen ganger bli revet med, men de har den riktige ideen. Anmeldelser

Tips 3: Foretrekker Active-Voice verb

Voice refererer til forholdet mellom et verb til sitt emne. Aktiv stemme betyr at subjektet i setningen gjør handlingen i setningen. Passive stemme betyr at subjektet i setningen får handlingen

passiv. Studien ble gjennomført av våre etterforskere

Aktiv:. Våre etterforskere fullførte studien
<. p> Passive: Uttrykkene kan forhandles på et senere tidspunkt

Aktiv:.. Hillary kan forhandle på et senere tidspunkt

Passive: Din bedrift er oppriktig verdsatt .

Aktiv:. Vi setter pris på din bedrift

Passive stemme skaper en laber, oppstyltet, upersonlig tone. Således skal uttrykket" passive og" Aktiv stemme, derimot, høres live, personlig, krevende. Dermed begrepet “ aktiv &"; Og den største ulempen? Passiv stemme utelater ofte folk og hvem som gjør hva i virksomheten skriftlig er vanligvis viktig

passiv stemme forlenger også setninger i gjennomsnitt med 15 til 50 prosent
passiv.:. Separate rekvisisjoner bør være forberedt av hver kjøper plakater (8 ord)

Aktiv:. Hver kjøper bør utarbeide egne rekvisisjoner. (6 ord)

Passive: Undersøkelsen har blitt inngått av vår klient, og papirene er signert. (14 ord)

Aktiv: Vår kunde har avsluttet etterforskningen og signert papirene. (10 ord)
Så hva &'; s det stor bekymring hvis setningen har 17 ord heller enn sju? Ingenting – hvis du skriver bare en setning. Men hvis du vanligvis gå tur når du skriver, kaster du bort tiden din og leseren &'; s tid

Verre, kan leseren gå glipp av poenget ditt —. Eller klikk “ Slett &"; før de bestemmer seg for å ta den handlingen du ønsker
.