Følelsen overveldet og overarbeidet? Hvordan å gjenvinne kontroll over din tid og Tasks.

I det siste har jeg &'; ve fått høre hørt et felles tema blant mange av ledere jeg trener og det er: de er lei, frustrert, overveldet og overarbeidet. Kanskje det &'; s den tiden av året, men mange av disse lederne føler de har liten kontroll over hvordan de bruker og administrere sin tid siden de er jevnlig svarer til « haster forespørsler &"; fra deres utøvende lederteamet. Og oftere enn ikke, disse forespørslene er ikke noe de kan delegere til sine direkte rapporter. Som du kan være i stand til å forstå, er de i brannslokking modus oftere enn de vil (eller må) å være.

Så, hva kan du gjøre for å stoppe den følelsen av å overvelde, noe som fører til tretthet og frustrasjon? Det er to ting du kan gjøre for å lindre denne situasjonen. Først må du prioritere. Klart det er bare 24 timer i døgnet, så du må være leder som vet hva de prioriterer og bestemmer hva som virkelig haster og hva som kan vente til en annen gang. Sjansene er du effektivt prioritere for laget ditt, så hvorfor ikke gjøre dette for deg selv også? Ja, jeg vet … sjefen din ringte og har en ny haster prioritet som nå sitter med de fire andre presserende oppgaver du allerede jobber med, ikke sant? Ikke alt kan være topp prioritet haster og noe må falle under de mest presserende av alle de presserende prioriteringer.

Som leder må du bestemme hva som må skifte å få tid til det nye prioritet slik at alt kan gjøres i en kvalitet måte. Dette betyr ofte at du trenger å pushback, som er det andre ting du kan gjøre for å lindre følelsen av overvelde. Ja, jeg sa du må pushback på sjefen din (eller hvem deler ut de presserende forespørsler). Jeg vet at skyve tilbake på noen på et høyere nivå er ikke alltid en enkel ting å gjøre. Det &'; s ikke alltid lett å konfrontere sjefen din (eller noen på et høyere nivå enn deg) når de tildeler deg ekstra arbeid eller et nytt prosjekt; imidlertid kontinuerlig haste forespørsler ikke bare påvirke din evne til å få utført arbeid, men også fullføre den i en kvalitet mote. Så presser tilbake er ofte en nødvendighet. Det er tre ting du kan gjøre for å effektivt presse tilbake på sjefen din (eller hvem fortsetter å legge presserende oppgaver på listen).

Først må du vite at personen din skyve tilbake på slik at du vet den beste tilnærmingen til å ta. Er de datadrevet? Får for sterkt press fra sin ledelse? Håndteringen av deres individuelle sett urealistiske forespørsler? Kjenner disse tingene vil hjelpe deg å vite den beste måten å nærme seg dem.

Deretter bruker denne kunnskapen når du nærmer deg dem. For eksempel, hvis sjefen din elsker data, presentere ham eller henne med data som støtter behovet for å utfordre det han eller hun ber om. Samtidig, hvis de får for sterkt press fra sin ledelse, presentere en alternativ løsning. For eksempel, kanskje sjefen din har gitt deg det presserende oppgaven med å undersøke en kunde problemet. Tiden det vil ta for deg eller ditt team til å håndtere dette vil fjerne ressurser fra en annen strategisk prioritet teamet fungerer. Mens du dele data som forsterker dine begrensede ressurser, kan du også presentere en alternativ skifte i dine lag prioriteringer som støtter den nyeste forespørsel fra sjefen din, eller, spør sjefen din om den siste forespørselen kan vente, basert på de andre presserende prioriteringer teamet ditt Jobber. Ideen er å fortsette å vise støtte for hva sjefen din trenger mens samtidig resterende tro på det du og ditt team realistisk kan oppnå.

Til slutt, be om at sjefen din andel hans eller hennes perspektiv mens du fortsetter å holde bakken. Etter at du presentere fakta til sjefen din, la ham eller henne til å dele sine synspunkt på hva du &'; ve presentert. Ofte vil det ta deg å skyve tilbake et par ganger før de er i stand til å se ditt perspektiv. Husk de er også å gjøre med sine egne følelser av velde slik at deres første reaksjon til konfrontasjon kan rett og slett være en anerkjennelse, men ikke et skifte i forespørselen. At &'; s hvorfor det &'; s viktig for deg å holde bakken. Hvis du skjønner &'; t og fortsette å ta på seg mer og mer, etter hvert noe vil gi og slippe gjennom nåløyet. For mange ganger, det &'; s du og din egen fysiske eller emosjonelle helse som lider fordi du gjorde &'; t trekker i tømmene. Så stor en leder som du er, er du ikke overnaturlig (og det er heller ikke sjefen din). Holde ting i perspektiv, og husk at suksess ikke skje hvis du er begravd under en haug med mapper følelsen oppbrukt, frustrert og overveldet. Prioritere og pushback for å forhindre denne situasjonen. Ved konsekvent å gjøre dette, til slutt du begynne å se din vei ut fra under det uendelig liste av haste prioriteringer.

Denne måneden &'; s utvikling tips: Gjennomgå gjeldende “ haste prioriteringer &"; på “ å gjøre &"; listen. Er dette en overkommelig /bart listen? Hvis ikke, ta forslagene ovenfor og begynne å prioritere og skyve tilbake, slik at du kan gjenvinne kontroll over din tid og oppgaver
.