Effektivisere kontoret Management Systems I 3 enkle trinn!

Kjører en effektiv og strømlinjeformet virksomheten handler om kontinuerlig forbedring og 'tweaking' kontorsystemer slik at de vokser med bedriften og ikke til hinder for din virksomhet.

Men hvorfor trenger du effektive kontorsystemer på plass? Her er noen svar!

# Hvis du raskt og enkelt finne viktig informasjon kontakt.

# For å kunne svare på kundens forespørsler straks.

# Slik at du kan umiddelbart sende inn et forslag. For å holde styr på virksomheten din.

# For å være i stand til å følge opp med kunder og kontakter.

# Slik at du kan holde deg på sporet med dine prosjekter.

# Å overvåke nyeste markedsføringen.

Men noen ganger problemer ikke bli klart med kontoret styringssystemer før du faktisk begynne å bruke dem - og da kan du finne ut at de ikke jobber på den måten som du hadde håpet.

Så hva kan du gjøre med det?

Step # 1 Se på hvor problemene er.

Er du stadig søke rundt på jakt etter en e-postadresse? Eller kan ikke fortelle på et øyeblikk hvis prosjektet er på rett spor? Eller du ikke kjenner din kontantstrøm situasjonen?

Lag en liste over hvor du føler problemene er, og følg deretter trinn to - du kan bli overrasket over hva du oppdager

Step # 2 Analyse hvilken prosentandel av tiden blir brukt på administrative oppgaver.

Hold en dagbok for en uke med hvordan du bruker tiden din. På slutten av uken ser det over og se hvilken prosentandel av tiden blir brukt på disse jobbene. Kunne denne tiden være bedre brukt på inntektsbringende aktiviteter? Eller markedsundersøkelser?

Steg # 3 Utarbeide en liste over alle ikke-inntektsbringende oppgaver som du nå gjøre.

Kan noen av disse delegeres? Ville det hjelpe hvis du tok på en assistent?

Når du har fulgt disse 3 trinnene bør du ha en god ide om hvor din tid blir brukt, hva dine største tids avløp er, og hvor du kan gjøre forbedringer . Du vil være godt på vei til å avgjøre om du trenger å samarbeide med en virtuell assistent, og vil være i stand til å se nøyaktig hvor du trenger støtte
.