Opprette en Stress Free Golf Event

Artikkelen følge ble skrevet av meg for en regional golf publikasjon i 2005. Hvis du organisere en golfturnering, utflukt eller en hendelse som de er alle henvist av, det bør gi et tips eller to som jeg håper hjelper du kjører den nesten uten stress.

Gjennom New Jersey i 2004 godt over hundre tusen runder golf ble spilt av titusener av golfere som deltok tusenvis av golfturneringer. Hvis du multipliserer disse tallene ganger summene fra alle andre statlige over hele landet, er resultatet en ufattelige tall som kan måle mengden av transaksjoner per sekund utføres av en datamaskin.

Hva er mulig årsak kan redegjøre for økende populariteten til disse hendelsene hvert år? Svaret er enkelt. Organisere en golf utflukt passer godt i en rekke scenarier: De er en enkel måte for en non-profit organisasjon for å samle inn penger til sin favoritt årsaken. Golfturer er en enkel måte å betale hyllest til en venn eller elsket en som mistet livet, eller for gamle venner til å komme sammen for en dag med moro og fellesskap. Når nettverk grupper trenger en arena hvor de kan tilbringe flere timer sammen med sine kunder, leverandører, kolleger og /eller prospekter, eller når et selskap ønsker å vise takknemlighet til sine ansatte og kunder, er en golf utflukt den enkle måten å bringe dem sammen . Det kan virke enkelt fra utsiden, men hvis det er din jobb å organisere arrangementet, eller hvis du er en frivillig som bare ønsker å bli involvert og hjelpe til, vet du første hånd at det ikke er noe enkelt eller lett om det. Anmeldelser

Den fagstoffet som følger tar deg "inside tauene", noe som gir førstehånds erfaringer fra noen få modige sjeler som kjører årlige turneringer, kursene som er vert dem og en event management selskap som tilbyr komplette eventløsninger. Det er designet for å gi deg en hands on guide i et format som skal effektivisere din innsats, enten du er en første gang hendelse planner eller en gruppe som må bli bedre på et tidligere års resultater. Uthevet hele er subtile gjøre og ikke gjøre, for å hjelpe deg å lage din vellykket arrangement.

La oss ta et skritt tilbake og definere hva vi mener med en golfturnering og avklare terminologi. Gjennom denne artikkelen vilkårene turneringer, turer og arrangementer alle refererer til det samme. Turneringer kommer i alle fasonger, størrelser og grunner til å være organisert. De spenner fra små grupper av tolv eller flere golfere feire en bursdag eller holde et utdrikningslag, til veldedige organisasjoner eller selskaper med hundrevis av deltakere (og alt i mellom). "Alle formater som har en vinner er teknisk anses turneringer", sier Tim Kreps, General Manager på Harbor Pines i Egg Harbor. Golf hendelser er designet for å være morsomt, men faktum er at de er en milliard-dollar industrien som står for millioner av pengeinnsamling dollar hvert år. Provenyet gi nødvendige stipend og penger som fordeler mange årsaker. Golfturer hjelpe drivstoff lokale økonomier, golfbaner og deres konsesjons virksomheter, samt mat og drikke næringer med et høyt nivå av garantert forretning hver sesong, uansett værforhold.

Når Dave Acolia, en manager med UPS først bestemte seg for å bli involvert i hans distrikt årlige golf fundraiser for The United Way, han ville bare hjelpe. Elleve år senere Acolia har tatt ansvaret, på vei opp hendelsen med en lidenskapelig tilnærming. På spørsmål om hvorfor han tar på seg denne utfordringen hvert år, overbevisning om hans tro var klart. "Når jeg begynte frivillig ved United Way samfunnet arbeidsdager og så første hånd hvor pengene går, ble jeg hekta. Det en helårs innsats organisere sponsorer, ber bedriftseiere for premie donasjoner og restauranter for gavekort. Jeg stadig ber om bidrag og pengeinnsamling hjelp fra kolleger til å øke bevisstheten internt, men det er vel verdt all innsatsen. Min tid er også brukt til stede sports memorabilia show, på jakt etter interessante elementer å auksjonere bort på middag prisutdelingen. En nøkkel til suksess for vår pengeinnsamling innsats er konstant e-postkommunikasjon, understreker viktigheten av å registrere deg hos betalings måneder i forveien. Alle er godt informert om mulighetene til å vinne premier gjennom hole-in-one, lengste drive, nærmest pinnen og doble pengene dine konkurranser gjennom hele runden. Dessuten er det en god idé å ha spesielle attraksjoner som en komiker og tilbyr unike matvarer på enkelte hull. Dette sikrer at alle er godt matet og glad for å bidra til pengeinnsamling årsaken. En detalj, som ikke kan overvurderes, er å utvikle et nært forhold til golfbanen. Mike Beal, klubb pro på Miry Run i Robbins som er vert for arrangementet i flere år kjenner vår gruppe også. Han jobbet sammen med oss ​​for å planlegge fjor september rainout til begynnelsen av oktober. Jeg kan ikke understreke nok hvor viktig det er å omgi deg med mennesker som forstår dine behov, for å sikre en vellykket turnering. "

Betalende oppmerksomhet til detaljer er nøkkelen for Sally Roslow, en sertifisert fundraising direktør for New Jersey Hospital Association. Snakk om press, for de siste sju årene Roslow har kjørt en turnering for administrerende direktør, styret og Tillitsmann medlemmer hver september på TPC Jasna Polana i Princeton. Som du kan forestille forventningene er høye. "Fra det øyeblikket de kjører gjennom portene og blir ønsket velkommen på bag drop, er nummer ett mål for våre medlemmer å ha en dag med moro og fellesskap, nettverk med jevnaldrende, "sier Roslow." Hver detalj er tatt vare på begynnelsen med å stave hver deltakers navn riktig på hovedlisten, og deretter presentere det til golfbanen flere dager i forkant av arrangementet. År siden vi gjorde at vi ikke taper penger, men nå er det blitt en alvorlig pengeinnsamling hendelsen for stipend. Som regel må betalingen mottas med påmeldingsskjema før arrangementet. Den inngang er inkluderende av en donasjon, pluss alle golf og mat utgifter, så den eneste gangen medlemmene må komme inn i deres lommer er for en golfball, en tee eller ball markør, etc. Hver deltaker får en kvalitet tee gave og en sjanse til å vinne premier for en hole-in-one. En viktig detalj som ikke kan bli oversett er dette; utlodninger, Mulligans og dør premier faller inn under gaming lovene i delstaten New Jersey. De krever en lisens for å være lovlig. Donasjon av en bil kan ikke inneholde noen ekstra utgifter, så det kan ikke være en leieavtale. Sørg for å få tilstrekkelig hole-in-one forsikring, kompetente vitner og ikke glem å sende en 1099 til vinneren. Det er en året planprosessen. Å vite at publikum er viktig for en rekke årsaker, men spesielt når du planlegger en slagspill format. Sammenkobling foursome er alltid en utfordring. Det er viktig å gjøre alt for å unngå personlige konflikter samtidig sikre at en runde golf spilles i den avsatte tiden ". Med to grupper som starter på hvert hull (unntatt på linje treere), holde styr på hastigheten på spillet og hvor gruppene er til enhver tid er bare en annen detalj Roslow betaler personlig oppmerksomhet til. "Aldri glem å gjenkjenne dine sponsorer, grunnlaget for å støtte arrangementet. Som mange ting i livet leverandører forandre seg, så forventer å alltid være å dyrke nye sponsorer og sørg for å vise takknemlighet ofte. Du kan bare styre så mye, "men å gi et personlig preg er noe hun tar stor stolthet i å tilby til alle medlemmer.

Spør spørsmålet" hva gjør en god turnering fra en dårlig eller middelmådig "og uten nøling Kim Rifici vil fortelle deg om fordelene ved en organisert komiteen. Som en veteran på fem år koordinere hendelser på Valley Golf Club i Blackwood, Rifici anbefaler sterkt komiteene møtes regelmessig, kommuniserer på en ukentlig basis. Samarbeid mellom grupper og golfbanen fordeler begge parter. Hvordan måle hun suksess? "Når en gruppe rebooks umiddelbart, vet vi at arrangementet var en suksess, og planlegger neste års arrangement har allerede begynt." Hun legger til, "bestille god tid i forveien og ikke prøve å gjøre alt selv. Gi så mye til deltakere som mulig, som å planlegge en piknik lunsj før og utmerkelser middag etter golf. Fordi partier står for de fleste av våre arrangementer, mange sponsing muligheter er en del av hver hendelse. Eksempler er tee skilting på hvert hull, premie hull og drikke vognene. Husk, hevet de virkelige dollar kommer fra premier, sponsorer og statister, ikke golf ".

Så enkelt som det høres ut," forvente det uventede og sette dine prioriteringer ", sier Todd Edelman, Golf Outing Sales Manager på Forsgate Country Club i Monroe Township siden 1998. Edelman, en veteran av mange års personlig erfaring i sin nåværende rolle også fungerer som koordinator for sitt eget årlig arrangement. Han driver et minnesmerke fundraiser for en barndomsvenn som døde i hendelsene i september 11. Med flere hender på erfaring enn de fleste han antyder at en gruppe først må planlegge og bestemme hva som er viktigst for å lykkes med sin turnering. Som eksempler, de er ute etter en lav pris med en ala carte buffé til lunsj eller en høyere kvalitet komplett dag med flere måltider og alle fasiliteter? Hvis dette er ditt første hendelse eller hvis du er ute etter å forbedre seg på et siste årene, ikke vær redd for å spørre kurset for hjelp eller arbeide med en Golf Event Management selskap som gjør dette som en kjernevirksomhet

"Når grupper kommer til meg Jeg foreslår at de har noen sjekkliste elementer forberedt, som inkluderer:.

Velg en ønsket dato pluss et alternativ eller to, bare i tilfelle kurset er allerede booket
Har du et budsjett rekkevidde allerede satt
Bestem hovedmål. Eks: Er det en fundraiser, business takknemlighet, minnesmerke
organisere en komité bestående av engasjerte frivillige som har erfaring med å organisere arrangementer
har mer enn nok sponsorer
tenkt på å gi deg selv minst seks måneder i forveien for å forberede seg? . Aldri tror det er for tidlig å begynne
Annonser hendelses flere måneder i forveien. Det er bedre å overbooke enn etter abonnere
Får registrering og penger i god tid før arrangementet
Tyder et egnet format for deltakerne. Scramble, slagspill etc. "

Så langt har det vært ingen omtale av det største hinderet for en vellykket turnering, været. Frost forsinkelser er lettere å håndtere enn regn ved å planlegge starttider etter 10:00 før midten Mai og etter Labor Day Liker uttrykket, "den beste måten å komme seg ut av en Full Nelson er å ikke komme inn i en i utgangspunktet";.. det er best å ikke planlegge ditt arrangement på en dag når det kommer til å regne All spøk til side, vi vet alle at å forutsi været flere måneder i forveien er ikke et levedyktig alternativ. På Fiddlers Elbow Country Club i Far Hills, har de kommet opp med noen kreative måter å håndtere regntunge dager. Bare i tilfelle forholdene er helt uspillbar, gir sin 54-hulls anlegget fleksibilitet til å avtale ny tid senere i sesongen. Det er så mye planlegging og innsats involvert som avbryter er ikke et attraktivt alternativ for hendelsens planleggere. På regnværsdager, Golf Event Manager Joe Febonio og hans stab jobbe med komiteen på ideer som å justere format eller spille ni hull og flytte opp middag, slik at gruppens hovedformål å fortsette. "Med mandag - torsdag utpekt for turneringer, er det vår jobb å sikre at showet kan fortsatt gå videre som planlagt"

golf utflukt på New Jersey kapittel av Meeting Professionals International "MPI" representerer hvert årets største. fundraiser og nettverk hendelsen. En lang liste med ansvar er delegert til deres team av komitémedlemmene, til alle hardtarbeidende fagfolk med full tid karrierer og familier sjonglere. Topping årets liste var å utstede en forespørsel om forslag for å velge en ny kurs for å være vert for arrangementet. Sammen med møte sine budsjettkrav, veide en sentral beliggenhet tungt i valget fordi medlemmene er spredt over hele Tri statlige området. Deretter blir fjorårets sponsorens kontaktet av hele komiteen, ber om deres fortsatte støtte. Med de økonomiske problemene bak seg, fokuserer MPI på deres hovedmål nettverk. Golfturneringen representerer en uvurderlig mulighet til å tilbringe en hel dag i en avslappet atmosfære. Medlemmer kan lage forbindelser og drive virksomhet uten mobiltelefoner og de typiske hverdagslige distraksjoner. Med 144 golfere på alle ferdighetsnivåer, er en fem eller flere timers runde priset inn de planer og faktisk en positiv ting. Det er på tide å bygge nettverk med kolleger, leverandører og venner, samt gi sine mentale batteriene et godt tiltrengt kostnad. Samlet suksess er ofte målt ved en gruppes evne til å mestre små detaljer, som synes mindre, men er det ikke. Cathy Reynolds, som leder opp alle spesielle arrangementer for MPI kapittel, minner oss om at folk ofte husker de første og siste hendelsene på dagen. Det betyr å sørge for å ha en varm innbydende komiteen ved innsjekking og ikke noen gang ta for gitt betydningen av PA-system på middag. Dette sikrer at prisutdelingen later et positivt inntrykk.

Når ditt arrangement trenger en erfaren hånd på partner med bransje tilkoblinger, en Golf Event Management selskap kan være en no brainer løsning. For seksten år, Greg Porcino president GEM Marketing basert i Somerville, har gjort selskap i å hjelpe en mangfoldig gruppe av turneringsarrangører oppnå sine mål. Trenger du å gjøre en bedre jobb nå din målgruppe, forbedre din identitet eller bare frigjøre ansatte til å gjøre sine virkelige jobber? Arbeide med en event management selskapet vil raskt forsvare investeringen ved å tillate komiteer for å fokusere på å selge turneringen, oppnå inntekter mål. Kanskje din gruppe trenger hjelp til å bli gjenkjent eller bare mer underholdende for gjestene. I så fall kan du utnytte sine relasjoner med medier, underholdere /kjendiser, spesielle attraksjoner og produkt /utstyrsprodusenter. For første tidtakere, kan de eliminere læringskurve, noe som reduserer både risiko og angst. Med dagens travle livsstil turneringer blir stadig utfordret til å opprettholde frammøte og lønnsomhet. For noen eller alle av disse grunnene Golf Event Management selskaper kan være det riktige valget for å lage din vellykket turnering.

Når Bill Kennedy, assisterende sportsredaktør og golf skribent for The Times of Trenton deltar en utflukt, er det som regel fordi han ønsker å spille på banen som er vert det. For de siste seks årene, har Kennedy sin årlige reunion for high school alumni (han er i sekstiårene) og venner, som en del av The William Morton Foundation golfturnering. Hvert år den pengeinnsamling innsats gir en student idrettsutøver med mye trengte penger for college. Kennedy skal innrømme at han bryter de fleste av reglene som gjør nesten alt arbeidet selv og spille i sitt eget arrangement. Han tar også verbale registreringer, i tillit til at hans venner vil delta og betale ham fordi de sa de ville. "Jeg spiller i arrangementet for å holde meg sunn fornuft. På slutten av dagen, har det gøy og penger alle var reist for en god sak. Det er det som å kjøre en turnering handler om".

Det er ikke vanskelig og raske regler for å skape en vellykket golfturnering, men med mindre du liker å leve livet på kanten, følg Huskeregler (tilfeldig rekkefølge) nedenfor:

Råd:

1. Organisere en sterk komiteen og delegere ansvar

2. Ha konstant kommunikasjon med deltakere og komiteer

3. Utvikle et godt forhold til viktige hendelses sponsorer

4. Send en "takk" til sponsorer og deltakere

5. Annonsere arrangementet aggressivt

6. Danne et sterkt partnerskap med golfbanen

7. Tilby kvalitets premier og fasiliteter

8. Insister på tidlig registrering og betaling

9. Plan neste års arrangement tidlig

10. Hold prisutdelingen kort

Unngå:

1. Prøv å gjøre alt arbeidet selv

2. Velg et område før budsjettet er satt

3. Har du en alternativ dato for å holde arrangementet

4. Kutte hjørner på mat og drikke problemer

5. Ta verbale registrering og betalingsforpliktelser

6. Under abonnere sponsorer

7. Spill i ditt eget arrangement

8. Book med for mange spillere
.