X-Gap: Bruke Strategisk planlegging for å lukke den Prosjektgjennomføring Gap

Lag og organisasjoner er stadig plaget av prosjektgjennomføring feil og feil. Disse feilene lage en henrettelse gap - et gap mellom hva et individ og /eller team planlegger å gjøre og hva de faktisk gjør i stedet. Akkurat som oppbevaring nedbrytes raskt etter læring, så gjør prosjektgjennomføring etter strategisk planlegging. Så hva kan gjøres?

I 1885, Hermann Ebbinghaus, en tysk psykolog, kjent demonstrert en teori som konkluderer med at folk begynner å glemme hva de lærer så fort de lærer det. I sin "glemme kurve" studien, viste han at mennesker glemmer halvparten av hva de lærer i løpet av en time til å lære det, og ved den påfølgende dagen, har de glemt hele to tredjedeler av den nye informasjonen. Siden Ebbinghaus 'studie har psykologer oppdaget at det finnes mange måter å forbedre retensjon og hukommelse; men hvis minnet er så skjør, hva er dens innvirkning på prosjektgjennomføring og strategisk planlegging - å få ting gjort som du og laget ditt bør gjøre?

Strategisk planlegging: The Execution Gap forsamlingen

Strategisk planlegging er en form for teamet læring. Når nærmet samarbeide, er planlegging en kunnskapsskapende og problemløsning prosess. Og strategisk planlegging kan lage mye detaljer som er vanskelig å håndtere, og derfor utføre. Stor prosjektgjennomføring krever 100% retensjon i klubben læringsprosessen. Uten en slik perfekt nivå av oppbevaring, vil prosjektgjennomføring svikte; Men akkurat som det finnes teknikker for å forbedre individuell oppbevaring etter å lære, det finnes teknikker for å forbedre lagets prosjektgjennomføring etter strategisk planlegging. En av disse teknikkene er Execution Gap forsamlingen, eller X-Gap.

I prinsippet er det X-Gap enkel. Få team sammen med jevne mellomrom i løpet av prosjektgjennomføringsfasen, adresse fremdriften for hver enkelt oppgave som må utføres, og iverksette tiltak før fremgang faller bak. I "Teambuilding: Påvist strategier for å bedre laginnsats," anerkjent som den autoritative arbeidet med grunnleggende av teambuilding, forfatterne oppmerksom på viktigheten av regelmessige intervensjoner innenfor lagene å hindre regresjon sånn av Ebbinghaus Glemme Curve. Videre, de oppmerksom på at regresjon er mer effektivt stoppet når vanlige intervensjoner blir holdt for å fokusere på oppgaver som et lag i stedet for på en en-til-en, veileder-til-underordnet basis. Det høres ut som en enkel strategisk planlegging teknikk; Men i praksis, holder en effektiv X-Gap krever disiplin.

En av de største utfordringene for å lede et X-Gap styrer diskusjonen og holde den på oppgaven. Fundamentalt er det X-Gap en gjennomsiktig strategisk planlegging metode for å bruke gruppepress for å forbedre prosjektgjennomføring ytelse. Så, deltakerne har en tendens til å gi unnskyldninger og åpne opp lange diskusjoner for å distrahere gruppen fra individ ansvarlighet. X-Gap ledere må bekjempe denne tendensen.

Ledende en effektiv X-Gap krever en forpliktelse til fire grunnleggende prinsipper - fokus, oppløsning, action og frekvens.

Prinsipp nummer én: Fokus

Først bør X-Gap møter være kort og fokusert kun på de oppgavene som kreves. Denne strategiske planlegging teknikken er ikke en mulighet for åpen diskusjon, kompleks problemløsning eller utveksling av generell informasjon. Den har bare ett punkt på dagsorden - gjennomgang av alle grunn og åpne oppgaver innenfor planen. I en X-Gap, innkaller lederen til møte i tide og inntektene oppgave-by-oppgave gjennom prosjektet ved å spørre hver oppgave eieren å rapportere fremdriften.
Responses bør være konsis. Fullførte oppgaver og oppgaver som er under utvikling, men ikke på grunn av, men er rett og slett enten "ferdig", "på sporet", eller "grønn". Oppgaver som er i fremgang, men har en viss usikkerhet om kapasitet til å gjennomføre dem som planlagt er "gul". Til slutt, oppgaver som er forfalt eller har møtt noen kritiske hindring som må tas opp er "kritisk" eller "rød". De to sistnevnte klassifikasjoner er målet for X-Gap strategisk planleggingsmøte. Formålet X-Gap lederens er å identifisere og isolere de "gule" og "røde" kategorien oppgaver for ytterligere gjennomgang

Prinsipp nummer to:. Resolution

Den andre grunnleggende prinsipp i X-Gap er å iverksette tiltak for å løse usikkerhet, tvetydighet og andre hindringer. Når prosjektgjennomføring hullene er utsatt, bør lederen ta avgjørelser og eventuelt omfordele ressurser for å lukke disse hullene. Er vanligvis nødvendig noen forklaring og diskusjon. Derfor må X-Gap ledere forbli på vakt mot uproduktive, springende diskusjoner. De ansvarlige for oppgaven målrettet for diskusjonen bør konsist forklare problemet til laget og si hva de mener de trenger for å utføre oppgaven - å lukke gapet. Dette behovet er vanligvis oppgitt som en forespørsel om ressurser eller en avgjørelse fra lederen.

På dette punktet, vil lag en tendens til å ønske å ha en åpen diskusjon om saken; må imidlertid X-Gap ledende inneholder dette strategisk planlegging diskusjonen til bare noen få minutter. Hvis laget er lov til å ta for mye tid, så vil det være mindre tid til å møte andre "rød" og "gul" oppgaver. Som en tommelfingerregel, en oppgave som krever mer enn to minutter å forklare og diskutere bør utsettes til en egen diskusjon som foregår etter at X-Gap møtet. Ledere må holde X-Gap Møtet fokuserte og beveger seg langs jevnt slik at alle relevante oppgaver innenfor planen er adressert

Prinsipp nummer tre:. Handling

X- Gap møter skal identifisere konkrete tiltak som må finne sted i løpet av prosjektgjennomføringsfasen, med mindre alle oppgaver er fullført eller om oppgaven som planlagt. Ledere bør ta seg til enten indikere klart handlingene som må skje som et resultat av oppgaven vurderingsprosessen, eller indikere hvordan og når beslutninger eller andre oppløsninger vil finne sted og hvem som har ansvaret for dem. De må avgjøre om ekstra ressurser er nødvendig, som vil overta dem og når. Og hvis ytterligere diskusjoner er nødvendig for å oppnå et vedtak, må lederne bestemme når dette vil skje, og som gruppemedlemmer vil være en del av diskusjonen. Vellykket strategisk planlegging i X-Gap møter bør aldri konkludere uten klarhet om de neste skritt å ta.

Prinsipp Number Four: Frekvens

Til slutt bør X-Gap møter være et tilbakevendende strategisk planlegging arrangement som passer med teamet eller organisasjonens samlede prosjektgjennomføring rytme. Hvis laget har en X-Gap hver mandag morgen kl 10, for eksempel, vil laget være bedre i stand til å forutse, delta mer fullstendig, og forberede seg mer grundig.

Forberedelse er nøkkelen til en vellykket X-Gap møtet og strategisk planlegging sesjon. Gruppemedlemmer rapportere til X-Gap på deres pre-utpekte tid og sted med statusene sine tildelte oppgaver i planen. Det betyr å være forberedt på å svare på sin samlede status, samt gi både en konsis beskrivelse av en status som er "gul" eller "rød". Deltakerne bør være forberedt på å svare på spørsmålet: "Hva tror du er nødvendig for å gå videre" Selvfølgelig, det er ofte visse besittelser utenfor en individuell teammedlem kontroll som kan være den underliggende årsaken. Derfor hensikten med X-Gap er å eksponere disse prosjektgjennomføring problemene og løse dem på riktig måte som et team. God forberedelse betyr også at enkeltpersoner kan stå inne for andre som ikke kan delta på X-Gap, som gir en status på sine oppgaver og diskutere hva som er nødvendig for å gå videre.

En X-Gap strategisk planleggingsmøte må bli ledet. Som lærer fører et klasserom og benytter teknikker for å hjelpe studentene forbedre oppbevaring, bør en leder benytte teknikker som X-Gap å bedre prosjektgjennomføring
.