Ta kontroll over din Prosjekt med Phase One - Konsept og Feasibility - Del 1

Siste måneden vi diskutert forskjellen mellom en "Business" Lifecycle og en "Project Management" livssyklus og jobbe med teorien om at hvert prosjekt er et prosjekt i en annen prosjekt; det eneste prosjektet vi er ansvarlig og ansvarlig for er vår tildelte del av større prosjekt. Dette stykket /prosjektet er nå nummer én prioritet

Fra "Project Management av Numbers..." Vi vet at det er fire faser i prosjektledelsen livssyklus.

Phase One - Concept /Mulighets
Phase Two - Organisasjon /Schedule Anmeldelser fase tre - Execution Anmeldelser fase fire - Anmeldelse /Audit

Når sjefen din ringer deg inn på kontoret og forteller deg at du har seks måneder og en million dollar for å gjøre dette, og at du virkelig trenger å sikre at du kan gjøre det, før du aksepterer å lykkes.

Det er der Phase One - Konsept /Feasibility begynner din Project Management Lifecycle og setter deg opp for å lykkes; og hvis din brikke lykkes, da har du gjort alt du muligens kan mot suksess for større prosjekt

La oss gjennom oppgavene i Phase One - Konsept /Feasibility

• Prosjekt Kunde Definisjon av • Funksjonelle team omtale
• Kick-off møte
• Kommunikasjon Plan
• Mål Definisjon av • Prosjekt Definition Document
• Project Management Plan
• Prosjektgruppen Tid og kostnadsberegninger +/- 50%
• Enighet om å fortsette med prosjektet Customer

Denne måneden vil vi diskutere de fem første av oppgavene, som starter med:

Prosjekt Kunde Definisjon av

Hvem er min Prosjekt Kunde? Få som svarte, og du vil ha Chain of Agreement etablert og økt sjansen for å lykkes med 90%.

Odds er du kanskje finne ut at de organisatoriske politikk har drevet tiden og kostnadene for prosjektet, og Målene er bare visjonære og uten mye detalj.

Når du og dine funksjonelle team medlemmer definere målene som du forstår dem, og deretter beregne tid og kostnader basert på lagets fagstoffet kompetanse, oftere enn ikke, det vil være et avvik som må diskuteres og forstås av senior-nivå ledergrupper og komiteer.

Vi vet alle at det må være litt statsmann i hver Prosjektleder, men bringe tid, kostnader og objektive endringer og problemer til de mest senior av ledelsen bør overlates til de høytlønte profesjonelle politikere, og i vårt tilfelle, er dette prosjektet vårt Customer
Husk at Prosjekt Kunden eier prosjektet; du eier det arbeidet som du er enig i deg og laget ditt kan gjøre.

funksjonelle team omtale

Som du dele gruppemedlemmer med andre prosjekter, full godt å vite at du ikke har noen reell formell myndighet ( evnen til brann og bestikkelse) over dem, er det viktig at du bruker tid nødvendig med hver tildelt person på laget ditt for å få deg en varm og fuzzy at den enkelte vil følge om med eventuelle tildelte oppgaver. Anmeldelser

For å være en produktiv medarbeider, må hver person å ha den nødvendige tilgjengelig tid som kreves fra dem ved prosjektet, sammen med driv, begjær, ferdigheter og fagstoffet kompetanse.

Møt med alle på lag før noen forpliktelse å gjøre, hvis bare for å bli kjent med dem litt og hvis prosjektet er virtuelt, i det minste plukke opp en telefon og ringe dem. Leaving dette svært viktig del av prosjektledelsen i en e-post innføring er å be om trøbbel.
Tiden du bruker opp foran med de enkelte teammedlemmene vil komme tilbake ti-fold i gjennomføringsfasen, når du trenger dem mest .

Kick-off møte

Et kick-off møtet er hvor du endelig kan diskutere hva du vet (eller tror du vet) om prosjektet med enhver og alle interessenter i prosjektet.

Inviter din Prosjekt Kunde, gruppemedlemmer, sjef og noen andre som du kan tenke på som kan bidra til forståelse og definisjon av prosjektet.

Et kick-off møte også etablerer deg som Prosjektleder og lar deg etablere "Chain of Agreement" av prosjektet, da dette er den perfekte tiden for eventuelle misforståelser (som vil føre til forståelser) av roller og ansvar for alle fremover.

Når det er mulig dette møtet må være en-mot-en, slik reservere et konferanserom og lage en presentasjon. Hvis prosjektet er virtuelle, så en konferansesamtale er i orden, men bare å sende en lysbilde pakke og håper alle tolker det på samme måte, er sørgelig utilstrekkelig.

Du vil at alle skal være deltakende og stille spørsmål slik at åpenhet og klarhet styre prosjektet. Kick-off møtet er øyeblikket gruppekommunikasjon virkelig begynner.

Kommunikasjon Plan

Hvordan alle som er involvert i prosjektet kommer til å kommunisere med deg, og hverandre, må etableres rett opp foran i begynnelsen av prosjektet.

En publisert kommunikasjonsplan på hvordan du forventer at alle skal kommunisere bør bli presentert på kick-off møtet og deretter gjennomført gjennom hele prosjektet.

Dårlig kommunikasjon er nummer én grunn til at prosjekter mislykkes, så får alt på papir gjør opp foran diskusjonen og forhandling nødvendig for åpen kommunikasjon.

Mål Definisjon av

Hvordan kan du ta tid og kostnadsanslag tilbake til Project Kunden dersom målene ikke er definert (og avtalte) av alle involverte? Du kan ikke!

Din jobb som prosjektleder er å styre prosessen med objektiv definisjon, presentasjon og avtale. For å oppnå dette, du og din Prosjekt Kunde må være på samme side med målene.

Dersom objektive definisjonen med Prosjekt Kunde er ikke mulig, så spør teamet hva de tror målene mener, som sett innenfor sine fagområder. Deretter bygge en presentasjon og tar det tilbake til Project Kunden for avtalen.

I Konklusjon. . .

Neste måned vil vi diskutere de siste fire oppgaver Phase One -. Konsept /Feasibility og re-etablere den absolutte behovet for avtalen mellom deg og din Prosjekt Kunde før du fortsetter inn i detaljplanleggingen

* * * * *
Spørsmål eller tanker? Ta gjerne e-mail meg på [email protected] eller se www.bythenumbers.com. Du kan også registrere deg for gratis “ Project Management. . . av Numbers &"; månedlig nyhetsbrev på http://visitor.constantcontact.com/email.jsp?m=1102955745347
.