Bor i forkant av papirarbeid OVERLOAD

bor i forkant av papirarbeid OVERVEKT
By
Bill Cottringer

« " Holde opp med informasjon overbelastning er som å prøve å nippe vann fra en brannslange og. ;
anonym.

Så du tror du er overbelastet med papirarbeid på jobben din? Min aller første profesjonelle jobb var rådgiver ved en maksimal sikkerhet fengsel i Kentucky tilbake i 1970. Jeg hadde en caseload av ca 1500 innsatte, alltid prøver å holde opp (men ikke lykkes veldig godt) med never-ending daglige, ukentlige og månedlige rapporter om alle slags ting fra samvær og skriftlig tillatelse lister til god tid vurderinger til pre-parole rapporter.

Ingenting i min utdanning eller opplæring kunne ha tilstrekkelig forberedt meg for å håndtere den utrolige volumet av papirene som kreves i denne jobben. Og husk, ingen datamaskiner tilbake da. Alt ble skrevet for lenge siden og /eller transkribert og deretter maskinskrevet og redigert.

De første par månedene jeg tilbrakte mesteparten av min tid på å prøve å holde seg selv med arbeidsmengden — ikke å ha noen tid til overs for papirene – og klagende om det nonstop. Etter en stund, en eldre og klokere rådgiver trakk meg til side og fortalte meg at hvis jeg ville spare noen av tiden jeg kastet bort klage på papirene, ville jeg ha mer tid til å gjøre det. Så fikk jeg opptatt med å være flink til å få dette ornery fjell av papirarbeid overbelastning gjort raskere og mindre smertefullt med enkle sjekklister jeg kunne fylle ut med begge hender og kombinere tre ulike skjemaer til én. Snart ble jeg fyller alle arkivskap og de ba meg om å bremse ned

Gjennom årene har min papirene krav haven &';. T fått noe enklere, men det er noen ting som jeg &'; ve lært å holde overbelastning fra å få det beste ut av meg. Her er syv praktiske tips for å losse noen av overbelastning og holde papirene monster fra å få det beste av deg:

1. Tydeligvis datamaskiner hjelpe, men hvis du ikke er forsiktig de kan også skape mer arbeid og bli halen som logrer hunden over alt. Bruke datateknologi for å forenkle papirarbeidet overbelastning, ikke gjøre det mer komplisert.

2. Innse at multi-tasking er en myte. Når jeg prøver å multi-oppgave med papirarbeid, alt du ende opp med å gjøre fem ting dårlig. Ta vanskelig, høy prioritet papirene til et rolig sted hvor du kan gi det fullt fokus uten irriterende forstyrrelser eller enda verre, andre mennesker og' s prioriteringer. Ferdig med en ting om gangen i henhold til en kostnadseffektiv prioriteringslisten. Og tenk alltid spør to gode spørsmål: (a) Hva er kostnaden ved å gjøre dette? (b) Hva vil det gi?

3. Enig eller ikke, er realiteten at fjellene i papirene bare bli høyere med klager, bekymringsfull, frustrasjon, stress og andre negative tanker og følelser. Så vanskelig som det kan være, veie verdien av nærmer fjellet før du med en mer positiv holdning og deretter se det bli mindre. En slik positiv, stå på-vilje har en måte å utvide tid og frigjøre energi til å få gjort mer på kortere tid.

4. Sakte ned og gjøre det riktig første gang; det tar for mye tid til å gå tilbake og rette oppjaget feil. Husk at langsom og jevn blir gjort mer enn inkonsekvent hyper-drive masingen i spruter. Hensikten er å bruke tid smart som en alliert i stedet for å prøve å angripe det som en fiende å kontrollere.

5. Jevnlig planlegge betydelige biter av nedetid når du kan vie nødvendig oppmerksomhet til dagligdagse, kjedelig kjedelig papirarbeid som har en måte å hope seg opp på skrivebordet. Ellers er vant &'; t noen gang få gjort bare ser på den som ønsker det ville gå bort

6.. Kontinuerlig vurdere den faktiske produktiviteten på prioriteringer, åpent og ærlig. Disse tingene kan lett bli outvoted av andre mennesker og' s prioriteringer hvis du lar dem. Den ene standard som å dømme prioritering av å gjøre noe er, hvor mye verdi for selskapet vil jeg bidra ved å fylle ut dette?

7. De fleste papirer involverer unødvendig gjentagelse eller redundans som kan og bør fjernes. Se etter avfall og duplisering og flette den doble arbeid i ett stykke papir. Mål å få dobbelt så mye gjort på halve tiden. Personlig ser jeg hele fjellet av informasjon overbelastning som et svært alvorlig problem som er tigge for oss å løse og forenkle.

Prøv noen av disse forslagene og se deg bli dobbelt så mye gjort på halve tiden. < . br>