Ønsker du det når? Hvordan Proaktivt Beat Tight Deadlines

&'; ve alle jobbet med det mange ganger – Prosjektet setter seg bak og trykket er på. Eller noe endringer i organisasjonen – et forsyningsproblem, er et system ned, produksjon stanses (du vet hva kriser er), og plutselig noe må fikses, nå. Eller sjefen din gir deg et prioritert prosjekt som forfaller i tre dager (eller tre timer)
jeg beskriver stressende situasjoner –., Og stress er forårsaket av den stramme (eller umulig?) Tidsfrist. Selv ordet er skummelt – etter alt det inneholder ordet “. død &";
Selv om det kan være en rekke ting som kan hindre noen av disse fristene (eller redusere problemene de forårsaker), er at det meste for en annen dag. I dag vil jeg diskutere strategier vi kan bruke når vi finne oss overfor fristen – hvordan kan vi håndtere det mer effektivt, og dermed redusere vår stress og bygge vår tillit? Tross alt, vil gjøre de to tingene i seg selv få oss bedre resultater.
Så hvordan kan vi håndtere frister mer effektivt? Anmeldelser Ta en pust. Da fristen kommer, går blodtrykket opp og din evne til å tenke klart sannsynlig går den andre retningen. Stopp et øyeblikk og ta et dypt åndedrag. Dette øyeblikket vil hjelpe deg fysiologisk og psykologisk. Ta en pust.
Forstå sammenhengen. I noen tilfeller (produksjonslinjen er nede), kan rammen være helt åpenbare. Mange frister som dukker opp er mye mindre klart. Når noen andre informerer oss om situasjonen, ofte de don &'; t hjelpe oss å se det store bildet (eller anta at vi vet det). Ofte med ditt perspektiv fristen ikke kan være så illevarslende, eller du kan være i stand til å administrere arbeidet annerledes når du virkelig vet hvordan dette “ problem &"; passer inn i det store bildet.
(Really) forstå kundens forventninger. Så du har fristen, men vet du hva folk trenger fra deg, og løsningen? Har du selv vet hvem som skal bruke dette utfallet? Ta deg tid til å spørre hva folk trenger og hvorfor. Å gjøre dette vil hjelpe deg å definere hva som virkelig må gjøres, i motsetning til hva du kanskje anta er nødvendig.
Forhandle som passer. Når du virkelig forstå både kontekst og deres forventninger du kan bestemme du trenger å forhandle fristen eller forventningene, eller kanskje, bevæpnet med denne informasjonen du innser at forhandlinger isn &'; t hensiktsmessig eller engang et alternativ. Minst nå vet du!
Husk de tre legged krakk. Det blir ofte sagt at du kan &'; t har noe (en rapport, produkt eller prosjekt) raskt, billig og på høyeste kvalitet. Alle vil ha alle tre, men i de fleste tilfeller kan du bare få to av de tre. Så hvis hastighet trengs (på grunn av deadline), tenke på avveininger mellom kvalitet og pris. Denne erkjennelsen kan også hjelpe deg med å forstå og forhandle forventninger også.
Tenk 80/20. 80% av verdien kommer fra 20% av innsatsen. 80% av resultatene vil komme fra 20% av arbeidet. Dette er bare to anvendelser av 80/20 regelen som kan hjelpe deg å bedre forstå hvordan å angripe fristen. Når du er under tidspress, kjenne at du er nødt til å fokusere på de viktigste delene av prosjektet eller utfallet. Sørg for at det arbeidet du gjør gir størst avkastning for din innsats.
Omprioritere rundt det. Fristen er reell, noe som betyr annet arbeid vil måtte bli re-prioriteres. Ta i alle fall litt tid til å omprioritere alt annet på papir. Denne øvelsen vil frigjøre tankene dine til å fokusere på det som er viktigst nå, heller enn å fortsette å tenke på alle de andre tingene du må gjøre senere.
Nødvendigvis etterpå. Etter at fristen er gått, sørg for å lære av erfaring. Du kan bestemme endringer i prosesser eller rutine som kan redusere antall fremtidige stramme tidsfrister; men utover det tenker tilbake på dine svar og de valgene du har gjort som du jobbet for å oppfylle fristen. Det er ganske sannsynlig at du vil lære noe som vil gjøre deg mer effektiv i fremtiden. Hvis du skjønner &'; t tar deg tid til å reflektere, kan disse timene aldri læres eller påføres
Dette gir deg åtte ideer til proaktivt håndtere tidsfrister.. Noen av dem vil hjelpe; tatt sammen du har en helhetlig strategi for å få mer av den rette jobben gjort i ufattelig kort tid tilgjengelig
Noen Final Thoughts For Leaders
Før jeg går – hvis du lede, administrere eller veilede andre, er det to ekstra ting jeg håper du vil gjøre.
1. Dele disse ideene med teamet ditt. Du aren &'; t den eneste vender frister! Hjelpe dem å lære noen nye strategier vil trolig hjelpe deres produktivitet. (Og dermed alle &'; s suksess) sterkt
2. Husk at du kan være kilden til noen av de frister! Tenk om (og selv spørre dem om deres tilbakemeldinger) hvor ofte du er kilden til de tidsfrister. Kanskje det beste du kan gjøre er å sørge for at du aren &'; t årsaken til stress, frustrasjon og fristen selv
.